הנהח"ש ארה"ב – AccountX אקאונטיקס

החוק לשקיפות תאגידית – חובה לדעת

Zohar — Fri, 24 May 2024 13:14:26 +0000

CTA – חוק לשקיפות תאגידית

חוק השקיפות הארגונית (CTA), שנחקק ב-1 בינואר 2021, מייצג שינוי משמעותי בגישתה של ארצות הברית לשקיפות תאגידית ולאיסור הלבנת הון. המטרה העיקרית של ה-CTA היא לשפר את השקיפות בבעלות תאגידית על ידי דרישה מתאגידים, חברות באחריות מוגבלת (LLCs) וגופים דומים לחשוף את הנהנה (Beneficial Owners) לרשת האכיפה לפשעים פיננסיים (FinCEN). מהלך זה הוא חלק מאסטרטגיה רחבה יותר למאבק בפעילויות פיננסיות בלתי חוקיות, לרבות הלבנת הון, מימון טרור וצורות אחרות של פשיעה פיננסית.

המאבק בשלב הראשון הינו גילוי המידע ע"י דיווח אקטיבי לרשויות על הנהנה העיקרי של התאגיד.

קצת היסטוריה…

לפני החוק לשקיפות תאגידית (CTA), לארה"ב היו דרישות רופפות יחסית לחשיפת הבעלות התאגידית, מה שיצר סביבה שבה שחקנים לא חוקיים יכלו להסתתר בקלות מאחורי חברות קש (או "קופים" בשפת הרחוב). חוסר השקיפות הזה הקשה על רשויות אכיפת החוק והרגולציה להתחקות אחר זרימת הכספים הבלתי חוקיים. על ידי מתן חובה לחשוף מידע על הנהנה העיקרי בחברה, ה-CTA שואף לסגור את הפרצות הללו ולהביא את ארה"ב בקנה אחד עם הסטנדרטים הבינלאומיים לשקיפות תאגידית.

זאת אומרת גם אם חברה מוחזקת באמצעות מספר חברות (חברת אם וסבתא) או באמצעות חברות נאמנות, או כל אמצעי הסוואה אחר, החוק מחייב את התאגיד לציין מיהו בעל המניות שהוא בעל השליטה (אחזקה של 25% במישרין או בעקיפין) היכול לנתב את פעילות התאגיד, ובכך לחשוף מיהו הנהנה העיקרי של הפעילות

אז מיהו בעצם הנהנה העיקרי (Beneficial Oweners)?

ע"פ הגדרת החוק הנהנה העיקרי הינו אינדיבידואל ששולט באופן עקיף (דרך שירשור חברות) או מחזיק באופ אישי בחברה לא פחות מ 25% מהזכויות הנאה של החברה (בד"כ מניות).

הנוסח המקורי של החוק הינו:

BENEFICIAL OWNER.—The term ‘beneficial owner’— ‘‘(A) means, with respect to an entity, an individual who, directly or indirectly, through any contract, arrangement, understanding, relationship, or otherwise— ‘‘(i) exercises substantial control over the entity; or ‘‘(ii) owns or controls not less than 25 percent of the ownership interests of the entity

החוק מחריג מספר מקרים כגון ילד (Minor Child), נאמן, עובד בחברה, ועוד.

תאכלס מה צריך לדווח?

ה-CTA מחייב שכל התאגידים, חברות LLC וגופים דומים הרשומים בארה"ב ידווחו ל-FinCEN מידע בטופס או בדיווח אונליין על הנהנה. המידע הנדרש כולל את שמו החוקי המלא של הנהנה, תאריך לידה, מדינת התאגדות, כתובת מגורים או כתובת עסק נוכחית ומספר זיהוי של הנהנה.

מספר זיהוי של הנהנה יכול לכלול את אחד מהמסכים הבאים:

דרכון בתוקף (אמריקאי או דרכון זר)
רישיון נהיגה בתוקף
מסמך זיהוי שהופק על ידי STATE או שבט אינדיאני (כן Indian Tribe).

את המידע הנ"ל יש לדווח עאמור ל FinCEN, חברות שהתאגדו על 1.1.2024 יכולות לדווח עד ל-1.1.2026. אי דיווח בזמן גורר קנסות גבוהים של עד כ -10,000 דולר ומאסר של כשנתיים. בהחלט לא נעים.
משרדנו יסייע לכם במילוי חובת הדיווח בזמן, כך שתמנעו מקנסות ועיצומים.

טופס 1099 וטופס W-9 ומה שביניהם

Zohar — Wed, 24 Jan 2024 17:49:06 +0000

טופס 1099 – חשיבותו ושימוש במערכת המס בארה"ב

במערכת המס האמריקאית, טופס 1099 משחק תפקיד חיוני בדיווח וניהול הכנסות שאינן משכר. הטופס משמש ככלי דיווח לסוגים שונים של הכנסות, ומאפשר למס הכנסה האמריקאי (IRS) ולנותני השרותים שקיבלו את התשלום, לעקוב אחר הכנסותיהם באופן מדויק וחוקי.

ישנם מספר סוגים של טופס 1099, כל אחד מהם מיועד לדווח על סוג שונה של הכנסה. לדוגמה:

1099-NECמשמש לדיווח על תשלומים לקבלנים עצמאיים ונותני שרותים.
1099-INTלדיווח על הכנסות מריביות.
1099-DIVלדיווח על הכנסות מדיבידנדים.

את הטפסים יש לשלוח למקבל התשלום עד סוף חודש ינואר בשנה העוקבת למתן התשלום, אי הגשה בזמן גוררת תשלום קנסות, ואף סנקציות חמורות יותר.

מי חייב בטופס 1099?

כל קבלן עצמאי המקבל תשלום מחברה חייב בטופס 1099 אולם במיקרים הבאים אין חובת הגשה:

חברות (Corporation) פטורות בדרך כלל, החובה הינה על קבלן שרותים עצמאי.
מקבל התשלום (Vendors) מקבל סכום הנמוך מ-600 דולר (לגבי טופס 1099 – NEC).
מקבל התשלום קיבל תשלום באמצעות כרטיס אשראי, PAYPAL, או ספק צד שלישי.
ספקים מחוץ לארה"ב.
ספקים המוגדרים כ – Tax Exempt כגון בתי ספר, בתי חולים וכו' פטורים מטופס 1099.
עיסקאות נדל"ן (מדווחות על טופס 1099S ופטורות מטופס 1099MISC).

טופס W-9

טופס W-9 משמש ככלי חיוני לאימות פרטים פיננסיים ומס של עצמאיים וספקים. הטופס,

שכותרתו היא "בקשה למספר זיהוי מס ואישור", (Request for Taxpayer Identification Number (TIN) and Certification) משמש לאסוף מידע על ספקים וקבלנים עצמאיים לצורך דיווח מס נכון ומדויק.

בטופס W-9 יש לציין מידע הכולל שם מלא, כתובת, סוג העסק (אם קיים), והמספר הפדרלי לזיהוי מס (EIN) או מספר הביטוח הלאומי (SSN)

מידע הזה נדרש לצורך עריכת טופסי 1099, אשר מדווחים על הכנסה ששולמה לקבלנים עצמאיים ולספקים בסוף שנה.

מי חייב בטופס W-9?

טופס W-9 משמש בעיקר יחידים וחברות במצבים הבאים:

פרילנסרים וקבלנים עצמאיים: אנשים שמבצעים עבודה עבור חברה כלא שכיר, כגון פרילנסרים, יועצים וקבלנים עצמאיים, צריכים להגיש את טופס W-9 כדי לספק את מספר הזיהוי מס שלהם (TIN) וכן מספר ביטוח לאומי (SSN) או מספר זיהוי מעסיק (EIN) , ללא הגשה של הטופסת התשלום יהיה כפוף לניכוי מס במקור (עד כ -24%)
עסקים וחברות המשלמים ללא שכירים: חברות המשלמות לספקים ונותני שרותים, עבור שירותים חייבות לאסוף W-9 מנותן השרותים בתחילת ההתקשרות. מידע זה משמש להכנה ולהגשת טופס 1099-NEC, "תגמול ללא עובד", אם הם משלמים להם 600 דולר או יותר בשנה.
מוסדות פיננסיים: בנקים ומוסדות פיננסיים אחרים עשויים לדרוש מבעלי חשבונות W-9 לדווח על ריבית, דיבידנדים והכנסות מסוימות אחרות ששולמו על חשבונות בנק והשקעות.

מה הקשר בין טופס 1099 לטופס W-9?

טופס W-9 משמש ככלי לאימות ואסיפת פרטי הזיהוי והמס של המקבל התשלום, והמידע הזה נחוץ לעסק בכדי למלא ולשלוח את טופס 1099 באופן נכון. ללא המידע מטופס W-9 העסק עלול להיתקל בבעיות בעת הדיווח למס הכנסה. בסופו של דבר, שני הטפסים משלימים זה את זה בתהליך הדיווח והתשלום של מסים בארצות הברית.

גיוס מנהלת חשבונות / מנהלת כספים להחלפה לחופשת לידה, כדאי לדעת

Zohar — Mon, 22 Jan 2024 16:50:09 +0000

גיוס מנהלת חשבונות / מנהלת כספים לקראת יציאה לחופשת לידה – כדאי לדעת!

מנהלת כספים / CFO / מנהלת חשבונות העובדות ברציפות במשך 12 חודשים אצל אותו מעביד, זכאיות ל-26 שבועות של חופשת לידה (שרק חלקה בתשלום מהמוסד לביטוח לאומי).

עובדת שעבדה פחות מ-12 חודשים אצל אותו מעסיק באותו מקום עבודה זכאית לחופשה של 15 שבועות.

עובדת בהריון רשאית להתחיל את חופשת הלידה 7 שבועות או פחות מזה לפני יום הלידה (די נדיר, שכן מרבית הנשים מעדיפות לנצל את חופשת הלידה, לאחר הלידה ולא לפני).

במהלך חופשת הלידה, העובדת לא זכאית לתשלום שכר מהמעסיק, אלא לתשלום דמי לידה מהמוסד לביטוח לאומי. בהתאם לתקופת הזכאות שלה כלהלן:

עובדת ששילמה דמי ביטוח לאומי עבור 10 חודשים מתוך 14 חודשים הקודמים ליציאתה לחופשת לידה, או 15 חודשים מתוך 22, זכאית לדמי לידה במשך 15 שבועות, מהמוסד לביטוח לאומי.
עובדת ששילמה דמי ביטוח לאומי 6 חודשים מתוך 14 חודשים, זכאית לדמי לידה במשך של 8 שבועות מתוך חופשת הלידה.
יש לציין שבתקופת חופשת הלידה ללא תשלום, העובדת ממשיכה לצבור זכויות סוציאליות שמקורן בוותק (דמי הבראה, ימי מחלה, ופיצויי פיטורין).

כיצד להערך ליציאת מנהלת חשבונות/ מנהלת כספים לחופשת לידה?

בהתאם לחוק עבודת נשים, כל עובדת הנמצאת בחודש החמישי להריונה צריכה להודיע למעסיק על ההריון, להלן הפעולות המומלצות להערכות נכונה של המעסיק טרם יציאת העובדת לחופשת לידה:

לברר את מועד היציאה לחופשה לידה, והאם בכוונת מנהלת החשבונות / מנהלת הכספים להמשיך לעבוד עד למועד הלידה או קודם לכן.
לבקש ממנהלת החשבונות / מנהלת הכספים להכין טבלת משימות שבאחריותה (Workload)
לברר האם יש אפשרות להעברת חלק מהמשימות לפונקציות אחרות באירגון
במידה ומועד היציאה לחופשת לידה נקבע לתאריך X, יש לבחון האם הגיוס הינו קבוע או רק להחלפה לחופשת הלידה בלבד. במידה והגיוס הינו קבוע כגון שמנהלת החשבונות תמשיך בצוות אף לאחר חזרת מנהלת החשבונות המקורית מחופשת לידה, יש להתחילת בגיוס כחודשיים קודם, כאשר שבועיים יוקצו לראיונות, ולבחירה המועמדת המתאימה ביותר, חדש נוסף להודעה מוקדת של המנהלת חשבונות במקום עבודתה הנוכחי, ושבועיים נוספים לחפיפה מסודרת. במידה והגיוס הינו אך ורק לתקופת החל"ד אז ניתן להחל בגיוס כחודש קודם הכולל גיוס וחפיפה קצרה.

מה קורה לאחר הגיוס?

לאחר הגיוס יש לבצע חפיפה מסודרת ע"פ טבלת המשימות שהוגדרה (Workload). כאשר מומלץ בשבועיים הראשונים לעבוד בצמידות למנהלת החשבונות החדשה, משרדנו מתמחה בהחפה לחל"ד ומנסיון על מנת להצליח בתפקיד יש להקפיד על הנקודות הבאות:

כככביצוע חפיפה מסודרת
קבלה מסודרת ביום העבודה הראשון יש חשיבות גדולה, כולל הכנת עמדת עבודה, וציוד משרדי נדרש
הצגת תוכנית העבודה, ותאום ציפיות
כנסה הדרגתית לתפקיד, והבנה שהשבועיים הראשונים עמוסים מאוד הן מבחינת הכרה של הסביבה העסקית של החברה, ואף מהבחינה שיש עבושה שצריך לבצע, ושוב פעם תאום ציפיות
שיחת משוב עם העובד/עובדת

היפוך שרוול – כיצד לבצע נכון

Zohar — Sun, 29 Oct 2023 17:52:43 +0000

מהו היפוך שרוול?

היפוך שרוול הינו מצב בו חברה מחליטה על שינוי מבנה, כך שבעלי המניות שהחזיקו ישירות בחברה הישראלית טרם השינוי, לאחר היפוך השרוול – יחזיקו בבעלות מלאה בחברה הזרה, שתחזיק בשרשור בחברה הישראלית (ראו תרשים).

בהיפוך שרוול בעלי המניות המחזיקים ישירות במניות החברה הישראלית, לאחר ההיפוך הם יחזיקו את אותו אחוז בעלות בחברה הזרה.

הסיבות להיפוך שרוול

היפוך שרוול הפך פופולארי לאחרונה ויכול לנבוע ממספר מניעים :

ישנן קרנות אמריקאיות וגופים מוסדיים שהתקנון שלהם מאפשר השקעה בחברות אמריקאיות ולא בחברות ישראליות, ובמצוקת הגיוסים בשנת 2023 נושא זה הפך קריטי. בעבר לא הייתה בעיית גיוס מקרנות ומשקיעים ישראליים, וככל שיש מצוקת גיוס, ורוצים לפנות גם לקרנות אמריקאיות יש צורך לבצע היפוך שרוול.
בין אם אתה תומך ברפורמה המשפטית או מתנגד, הסיטואציה המשפטית במהלך שנת 2023, וכן המצב הבטחוני במהלך מלחמת "חרבות ברזל" גרמו לחשש וקפאון מצד משקיעים זרים להשקיע בחברה ישראלית, ולכן הפיתרון המיידי היה הפיכת שרוול ופנייה להשקעה בחברה האמריקאית בעל הוודאות הגבוה יותר.
לעיתים על מנת לפעול במדינה מסויימת יש צורך ברישיון מקומי, כגון ברישיון למתן שרותים פיננסים, או הנפקה בבורסה המחייבת רישום מקומי, במקרים אלו יש צורך בביצוע היפוך שרוול

הבטי מס בהיפוך שרוול, ומסלול ירוק

בתרשים למעלה, ראינו כי בעלי המניות בחברה הישראלית "העבירו" את הבעלות על המניות לחברה הזרה, ארוע כזה הינו בדרך כלל ארוע מכירה ומימוש מניות, כאשר התמורה הינה קבלת מניות בחברה הזרה. ועל פי סעיף 88 לפקודת מס הכנסה יש כאן מימוש וחובת דיווח של רווח הון.

במידה ובעלי המניות זרים, בדרך כלל הם יהיו פטורים ממס רווחי הון במכירת מניות חברה ישראלית.

עם זאת המחוקק הישראלי הבין את הצורך של שינוי מבנה כזה, ואיפשר בהתקיים מספר תנאים לבצע היפוך שרוול במסלול ירוק כך שלא תחול חבות מס בעת שינוי המבנה (ע"פ סעיף 104 ב') אלא בעת המכירה בפועל של המניות. הליך זה כרוך בפנייה לרשות המיסים ובמקרין מסויימים אף הגשת בקשה להחלטה מקדמית (פרה-רולינג) במאמר נוסף נציג את התנאים הנדרשים למסלול ירוק, רק נציין באופן כללי, שבעת הפיכת השרוול בעלי המניות נדרש שיהיה תכלית כלכלית/עסקית לשינוי וכן שהקניין הרוחני של החברה ה-IP ישאר בישראל.

הנהלת חשבונות ארצות הברית-חובה לדעת 2

Zohar — Fri, 06 Oct 2023 07:24:13 +0000

הנהלת חשבונות בארה"ב – כיצד מתחילים

הקמת חברה בארה"ב הינה צעד פשוט וקל יחסית. ניתן להקים כיום חברה בארה"ב תוך מספר ימים. מרבית הישראלים מעדיפים להקים חברה בדאלוואר בגלל חוק החברות המתקדם שלה, והקלות המס של המדינה, לדוגמא בדאלוואר אין מס מכירה, דבר המקל מאוד על פעילות של חברות חדשות.

לאחר שהקמנו את חברה יש לדאוג לנושאים הכספיים. דבר ראשון יש למלא טופס SS-4 על מנת לקבל מספר מעסיק ברשויות המס- EIN, שבלעדיו לא נוכל לפתוח חשבון בנק.

לאחר קבלת מספר ה-EIN ניתן לפתוח חשבון בנק, ואף להתחבר לאמצעי סליקה כדוגמת Stripe, ולהתחיל את הפעילות העסקית של החברה

נקודות שחובה לבדוק בתחילת הפעילות

האם אנחנו הולכים להעסיק עובדים? במידה והתשובה חיובית, כדאי להתחבר לספק שרותי שכר כדוגמת Justworks על מנת שיסייעו בהכנת השכר ודיווח לרשויות, יש לשים לב שלעיתים לשכות שרות אלו מוכנות לתת שרות החל מ-2 עובדים ומעלה. במידה ויש עובד אחד מומלץ לאתר יועץ מס מקומי שיסייע (עלות הכנת תלוש בודד תהיה יקרה מאוד)
באיזה מערכת כדאי לנהל את הכספים? ישנם מספר מערכות כספים פשוטות לניהול כדוגמת Quickbooks ו-XERO שהינן פשוטות לתפעול. במידה ורוצים לנהל את החברה בהנהלת חשבונות כפולה (ניהול והתאמה של חשבון הבנק) זה מצריך ידע בהנהלת חשבונות, ומומלץ לנהל באמצעות מנהל חשבונות פנימי או חיצוני.
הפקת חשבונית לקוח – מזל טוב הגענו לשלב חשוב של הפקת חשבונית מס. בארה"ב יש מס מכירה, המשתנה בין מדינה למדינה (אחוז המס נקבע על פי כתובת הקונה באמצעות ה- ZIP CODE).
מס המכירה נגבה על ידי המוכר ומועבר לרשויות המס, כאשר לכל מדינה יש מנגנון נפרד לגביית המס. כך שאם לדוגמא הגענו לחבות מס בניו יורק וניו ג'רזי, אנו נצטרך לדווח לכל מדינה בנפרד על המס שגבינו מתושבי המדינה.
במידה ואין לנו חבות מס במדינה מסויימת (NEXSUS) אזי אנו נפיק חשבונית לתושבי המדינה ללא חיוב במס. יש חשיבות רבה למעקב ה-NEXUS בכל מדינה ומדינה. יש לשים לב שהחבות במס מכירה יכולה לנבוע מאחזקת משרד או מחסן, העסקת עובדים או הגעה לסף כלכלי, לדוגמא אם הגענו בניו יורק להכנסות של 0.5 מיליון דולר, מרגע שהגענו לסכום זה, יש לחייב במס מכירה (רק לתושבי ניו יורק)

מס מכירה בארצות הברית- בדיקת נקסוס NEXUS

Zohar Bar Chen — Tue, 18 Jul 2023 16:35:50 +0000

פתיחת חברה בארה"ב

חברות סטארט אפ ומסחר אלקטרוני רבות נדרשות להקים חברה בת או חברה אם בארה"ב . ההתאגדות בארה"ב הינה פשוטה לרוב וניתן להקים חברה במהירות יחסית (במיוחד אם אתם מחזיקים דרכון אמריקאי).

מרבית הישראלים מעדיפים להתאגד במדינת דאלוואר בה חוק החברות הינו מתקדם מאוד, ועלות ההתאגדות נמוכה יחסית. אולם עם הקמת החברה האמריקאית, חלות על החברה דינים וחוקי מס שונים הזרים למשקיע הישראלי הממוצע. אף רואה חשבון ישראלים רבים אינם מכירים את חוקי המס החלים על חברות אמריקאיות.

במאמר זה ננסה להבהיר חלק מהמושגים הקשורים למס מכירה (Sales Tax), וחובת הדיווח ותשלום מס זה החל על חברות אמריקאיות בהקשר של חברות סטארט אפ ו-Ecommerce ישראליות.

מהו נקסוס Nexus?

חברות בארה"ב הפועלות במספר מדינות (States) צריכה לגבות את מס מכירה (Sales Tax) ולהעבירה למדינה. מס מכירה חל על הצרכן הסופי ובכל מדינה יש אחוז שונה ופטורים שונים ממס זה. החבות על מס זה אינה טרויאלית, בואו נתאר חברה הפועלת בשוק האמריקאי כאשר משרדי החברה בניו יורק, יש לה מחסנים בפלורידה, ולקוחות מאריזונה וקליפורניה. היכן החברה תשלם את מיסי המכירה שהיא גובה?

לצורך מענה על שאלה זאת אנו נבחן היכן לחברה יש נקסוס – קשר פיזי או קשר כלכלי למדינה המחייב אותה בדיווח ותשלום המס מכירה.

לצורך קביעה היכן על החברה לשלם מיסי מכירה, אנו בודקים האם לחברה יש Nexus במדינה בה היא פועלת כאשר מושג זה משקף האם לחברה יש קשר מהותי למדינה, במידה והתשובה הינה כן, אזי אנחנו נחוייב לדווח על המכירות באותה מדינה, במידה והתשובה שלילית – לא תחול חובת דיווח.

לכל מדינה יש שיטה שונה לקבוע האם לחברה קיים נקסוס בשטח שיפוטה, כאשר בעבר עיקר הבחינה הייתה בדיקת נקסוס פיזי (Sufficient Physical Nexus) כאשר בעקבות חקיקה משנת 2018 South Dakuta v. Wayfair, Inc. נוסף קשר נוסף שהיא נקסוס כלכלי – ובהתקיימה חברה תחוייב בגבייה ותשלום מיסי מכירה אף אם אין לה נקסוס פיזי, תיקון זה פתח אפשרות למדינות לגבות מס מחברות תוכנה ואיקומרס גם אם אין להם נוכחות פיזית במדינה.

דוגמא לנקסוס פיזי וכלכלי במדינת ניו יורק

לבחינת נקסוס במדינה,על החברה לבחון אם יש לה נקסוס פיזי – נוכחות פיזית (Brick and Mortar Store) הכוללת העסקת עובדים במדינה, אחזקת מלאי, השכרת משרדים ומחסנים, שליחת נציגי מכירות וכו'.

הנקסוס הפיזי משתנה ממדינה למדינה ויש צורך לבדוק באופן פרטני האם לחברה יש נקסוס פיזי.
בחינת נקסוס כלכלי -החל משנת 2018 בעקבות הלכת South Dakuta v. Wayfair Inc על החברה לבחון אם היא עומדת בתנאים "הכלכליים" הבאים:

סף לגביית Sales Tax : הסף ממנו החברה גובה ומדווחת בניו יורק הינו 500,000 דולר (חישוב שנתי) אם החברה הגיעה במהלך השנה לסף זה, אזי מרגע שיש לה נקסוס היא צריכה לגבות את המס מכירה.

סף טרזקציות שנתי : מעל 100 טרנזקציות/ פעולות מכירה תחול חובת דיווח

חברה העומדת בסף הגבייה ולא מדווחת לרשויות, צפויה לספוג קנסות ואף ענישה פלילית על נושאי משרה בחברה. חובת הדיווח הינה בדרך כלל רבעונית, אולם התנאים מסויימים הדיווח הינו חודשי.

כמובן שמלבד חובת הדיווח של מיסי מכירה יש חובות דיווח נוספות שנסקור במאמר נוסף.

הנהלת חשבונות ארה"ב – חובה לדעת

Zohar Bar Chen — Fri, 02 Jun 2023 15:50:15 +0000

הנהלת חשבונות – כללי

עבור מייסדי סטארט-אפים, שלב הקמת חברה בת או חברה אם בארה"ב הינו שלב מתקדם ולעיתים הכרחי בצמיחת החברה.

זהו שלב מרגש בו אנחנו כבר יכולים להעסיק עובדים בארה"ב ולפנות ללקוחות עם מספר וכתובת אמריקאית. אולם בעוד הנהלת החשבונות בארץ בדרך כלל מטופלת במשרד מקצועי, בארה"ב לעיתים קרובות הנושא נזנח, ופגשתי הרבה פאונדרים שלא יודעים ומודעים לחשיבות הנהלת החשבונות לחברה האמריקאית.

הנהלת חשבונות היא היבט מכריע בניהול כספים והבטחת תפעול חלק של העסק. הבנת היסודות של הנהלת חשבונות חיונית לשמירה על רישומים פיננסיים מדויקים, עמידה בדרישות החוק וקבלת החלטות עסקיות מושכלות. במאמר זה, נסקור היבטים של הנהלת חשבונות שכל מייסד סטארט-אפ חייב להיות מודע אליהם. בהתמקדות בשוק האמריקאי.

חשיבות הנהלת החשבונות בחברה אמריקאית

הנהלת חשבונות בארה"ב אינה מנדטורית וניתן לנהלה אף בתוכנת אקסל (בשונה לישראל בה יש הוראות ניהול ספרים מפורטות כיצד יש לבצע הנהלת חשבונות ואלו "ספרי חשבונות" יש לשמור) עם זאת חברה הפועלת בשוק האמריקאי חייבת להגיש דוחות שנתיים (Annual Return) וללא ניהול חשבונות מסודר אין סיכוי שתבצע זאת בצורה מדוייקת.
חברה או סטארטאפ שהגיע לשלב המכירות, הם מחויבים לדווח על הכנסות ותשלום מס מכירה – Sales Tax באופן חודשי או רבעוני (תלוי במדינה ובסכום המכירות). בניו יורק לדוגמא יש מספר תעריפים שונים של מס מכירה המשתנים לפי המיקוד (Zip Code) כך שללא הנהלת חשבונות מסודרת התומכת בצורה מלאה ב-SALES TAX החברה יכולה לטעות בחישוב, ואם יש משהו שאנחנו בטוח יודעים , זה שלא כדאי להתעסק עם הרשויות בארה"ב.
גם חברות עם נפח פעילות קטן חייבות להציג מאזן בוחן בסוף שנה (Trail Balance), ולא מעט חברות דוחות את הנושא לסוף שנה, אנו נתקלים בחברות וסטארטאפים המבקשים מאיתנו להכין להם מאזן בוחן בבהילות, כאשר הם בפיגור בהגשה ולא תמיד זוכרים ושומרים את התיעוד לפעולות השונות שביצעו, ככה שבסופו של דבר אנו מכינים להם דוחות "הנהח"ש" במהירות הבזק כך שהם לא חסכו מאומה.
הנהלת חשבונות משמשת כבסיס לניהול פיננסי עבור סטארטאפים. זה כרוך ברישום וארגון עסקאות פיננסיות, מעקב אחר הכנסות והוצאות ומעקב אחר חשבון הבנק (הנהלת חשבונות כפולה). הנהלת חשבונות מדויקת מאפשרת למייסדים לנתח את הביצועים הפיננסיים של העסק שלהם, לזהות בעיות פוטנציאליות ולקבל החלטות על סמך נתונים פיננסים, ולא על בסיס תחושות בטן (Gut filling)
מעבר לחובות החוקיות – כדי לנהל ביעילות הנהלת חשבונות, מייסדי סטארט-אפ צריכים להכיר את עקרונות היסוד. אלה כוללים ניהול חשבונות עסקיים ואישיים נפרדים, סיווג מדויק של הוצאות והכנסות, מעקב אחר תזרים מזומנים והתאמת בנק באופן קבוע. הטמעת מערכת הנהלת חשבונות מתאימה ושימוש במשרד מקצועי המתמחה בארה"ב, יכול לייעל תהליכים אלו ולספק תובנות בזמן אמת על מצבה הפיננסי של החברה.
משרדנו מתמחה בעבודה עם סטארטאפים וחברות טכנולוגיה, והמלצתנו החד משמעית הינה לנהל את החברה האמריקאית באותו מערכת בה מנוהל החברה הישראלית, זה מאפשר לשלוט בנתונים ולקבל ראיה מאוחדת של הקבוצה. כן מאפשר עבודה מול גורם אחד האחראי על כל הדיווחים בחברה, ולא מול מספר גורמים.
הנהלת חשבונות בארה"ב הינה דינמית שכן יש לעקוב אחרי המכירות לפי מדינות ולוודא שאין לנו חשיפת Sales Tax באחת מהמדינות (States)

סוגי התאגדות לחברות בארה"ב

Zohar Bar Chen — Thu, 25 May 2023 10:25:45 +0000

פתיחת חברה בארה"ב

חברות סטאטרפ רבות ואף משקיעים וסוחרי נדלן מסתכלים מערבה, לשוק האמריקאי האינסופי. ההתאגדות בארה"ב הינה פשוטה לרוב וניתן להקים חברה במהירות יחסית (במיוחד אם אתם מחזיקים דרכון אמריקאי), אולם בטרם מחליטים לגבי ההתאגדות יש מספר נושאים שכדאי לקחת אותם בחשבון בטרם מתאגדים.

מרבית הישראלים מעדיפים להתאגד במדינת דאלוואר בה חוק החברות הינו מתקדם מאוד, ועלות ההתאגדות נמוכה יחסית.

בצד היתרונות להקמת חברה בארה"ב ניתן למנות את פנייה ללקוחות אמריקאים שלעיתים נח להם יותר לעבוד עם חברה מקומית, חיסכון במס בעיקר בעיקר בהימנעות ממס עיזבון בארה"ב.

בעקבות הרפורמה של הנשיא טראמפ משנת 2017 חברות בארה"ב ישלמו מס מופחת של 21% לעומת 35% מס מקסימלי שהיה טרם הרפורמה.

LLC

חברות LLC הינה חברה בערבון מוגבל (Limited Liability Company) בחברה אין רישום של בעלי מניות בדומה לחברות בארץ, אלא רישום של חברים (Members) ואין הקצאת מניות אלא (Members Interests) החברה בדומה לחברות אחרות מעניקה הגנה משפטית לחברים בדומה להגנה על בעלי מניות. חברת ה-LLC מוגדרת כגוף שקוף זאת אומרת המיסוי הינו אצל החברים. בסוף שנה עורכים דוח לחברה, וההכנסה החייבת מחולקת בין החברים. המיסוי אצל היחיד הינו לפי המס השולי שלו.

מס הכנסה פירסם בשנת 2004 חוזר בו הינו מתייחס למיסוי ההכנסות של תושב ישראלי המחזיק ב-LLC, על מנת למנוע כפל מס בו ההכנסה תמוסה בידי היחיד בארה"ב, ובעת חלוקת הרווחים ההכנסות ימוסו שוב בישראל כהכנסת חבר בני אדם (שכן בעיני הרשויות בארץ חברת LLC הינה חברה)

C-CORP

חברת C-CORP הינה חברה לכל דבר ועניין (INC) המיסוי הינו בהתאם לרפורמת טראמפ 21%. מספר בעלי מניות הינו ללא הגבלה (בשונה מ-S-CORP שישנה מגבלה של עד 100 בעלי מניות) והחברה יכולה לכלול בעלי מניות זרים. לחברה ניתן לפתוח חשבונות בנק אמריקאים (לרוב ידרש מספר EIN – Employer Identification Number).

S-CORP

חברה בה כל בעלי המניות חייבים להיות עם אזרחות אמריקאית, במבנה משפטי זה ניתן להעביר את ההכנסה החייבת לבעלי המניות, בדומה ל-LLC . (אפשרות זאת נקראת Pass Through Entities)

הדיווח לרשויות בארה"ב יתבצע באמצעות טופס S-1120 , כאשר בעלי המניות ימשכו את ההכנסה החייבת לדוחם האישי בהתאם לאחוז הבעלות שלהם.

שיקולים בעת הקמת חברה בארה"ב

לפני הקמת חברה בארה"ב כיצד להתייעץ עם מומחי מיסוי ולקחת בחשבון את הנקודות הבאות

היבטי מיסוי – לכל מדינה יש מיסוי שונה (Sales Tax) ויש לשקול את המיקום האופטימלי בהתחשב בפעילות החברה
רגולציה – ישנן מדינות עם מדיניות רגולטורית נוחה יותר לחברות לדוגמא מדינת ויומינג נוחה לפעילות קריפטו, ומדינת NY לפעילות התחום הביטוח. יש לשקול מראש האם נדרש רישיון לפעילות החברה.
קירבה ללקוחות, לעיתים יש משמעות לנוכחות פיזית, כגון מתן שרות ללקוחות, או אנשי מכירות הקרובים ללקוחות פוטנציאלים (Field Sales) יש לשקול היבטים אלו.

הקמת חברה בארה"ב

Zohar Bar Chen — Fri, 19 May 2023 16:13:14 +0000

פתיחת חברה בארה"ב

פתיחת חברה חדשה בארצות הברית, במיוחד בדלאוור, יכולה להציע יתרונות רבים. דלאוור היא בחירה פופולרית לעסקים בשל הסביבה הידידותית לעסק, מערכת משפטית מתקדמת במיוחד בנושא חברות ומבנה ממשל תאגידי יעיל. להלן כמה היבטים מרכזיים שחברה או סטארט-אפ צריך לקחת בחשבון בעת הקמת חברה בדלאוור.

בראש ובראשונה, דלאוור מציעה מסגרת משפטית ידידותית לעסק ומערכת משפט מבוססת המתמחה בדיני חברות. בית המשפט של דלאוור ידוע במומחיותו בפתרון סכסוכים עסקיים, מתן יכולת חיזוי וודאות בעניינים משפטיים. זה חשוב במיוחד עבור עסקים טכנולוגיים שצריכים להגן על ה-IP שלהם, וצריכים מערכת שעובדת מהר.

יתרון נוסף של הקמת חברה בדלאוור הוא הגמישות והקלות בהקמת החברה. רשם החברות של דלאוור מאפשר הקמה והגשה מקוונות של החברה בלוח זמנים מהיר יחסית (בד"כ יכול לקחת 2-7 ימי עסקים. במידה ואחד מבעלי המניות הינו עם אזרחות אמריקאית ניתן בצע זאת אף במהירות רבה יותר במיוחד בקבלת מספר לצרכי המס EIN). בנוסף, דלאוור פשטה את הביורוקרטיה בהקמת חברה למינימום, מה שהופך אותו לתהליך פשוט להקמת ותחזוקה של חברה.

דלאוור מציעה גם הטבות מס לעסקים. אין בו מס מכירה (Sales Tax), אין מס רכוש אישי, ואין מס הכנסה לחברות שאינן פועלות במסגרת המדינה. זה יכול להוביל לחסכון משמעותי במס וסביבה פיננסית נוחה יותר לשגשוג לעסקים. עם זאת, חשוב לציין שאם לעסק יש נוכחות פיזית או שהוא פועל בדלאוור, הוא ישלם מס בדלוואר.

יתר על כן, לדלאוור יש סביבה רגולטורית ידידותית לעסק. למדינה חוקי תאגידים מקיפים ומודרניים המספקים קווים מנחים ברורים לממשל תאגידי, זכויות בעלי מניות וחובות נאמנות. זה עוזר לבסס סביבה עסקית יציבה וצפויה, למשוך משקיעים ולספק מסגרת משפטית מוצקה לפעילות החברה.

דלאוור היא גם ביתם של תאגידים לאומיים ובינלאומיים רבים, מה שהופך אותה למרכז ליצירת קשרים עסקיים והזדמנויות. המוניטין של המדינה כתחום שיפוט ידידותי לעסקים יכול לשפר את האמינות של החברה ולהקל על שותפויות ושיתופי פעולה פוטנציאליים.

בעת הקמת חברה בדלאוור, חיוני להבין את דרישות החוק והתאימות. זה כולל בחירת מבנה עסקי מתאים, כגון תאגיד (Inc) או חברה בערבון מוגבל (LLC), והבטחת עמידה בחובות הדיווח השוטפות ואחריות הממשל התאגידי.

לסיכום, פתיחת חברה חדשה בדלאוור מספקת מספר יתרונות, ביניהם מערכת משפטית נוחה, תהליכי גיבוש יעילים של חברות, הטבות מס וסביבה רגולטורית ידידותית לעסק. עם זאת, יש להבין היטב את הדרישות המשפטיות כדי להבטיח פעילות עסקית מוצלחת וע"פ החוק. המוניטין של דלאוור כמדינה ידידותית לעסקים וחוקי התאגידים הקבועים שלה הופכים אותה ליעד אטרקטיבי עבור יזמים ועסקים המבקשים לבסס נוכחות חזקה בארצות הברית.

STRIPE ATLAS

Zohar Bar Chen — Wed, 12 Oct 2022 12:40:00 +0000

סליקה באמצעות Stripe Atlas

חברות טכנולוגיה, סטארטאפים וחברות SaaS הפועלות בשוק בינלאומי נדרשות בשלבים מוקדמים למצוא פיתרון סליקה לתשלומי לקוחות. חברה בשוק המקומי, בדרך כלל תעבוד עם סולק מקומי (ישראכרט, כאל, קארדקום) האחראי על סליקת תשלומי כרטיס אשראי, והעברות בנקאיות תתקבלנה ישירות לחשבון הבנק.

כאשר מגיע לקוח זר, אזי הפיתרון הבנקאי יכול להתאים למכירה חד פעמית, אבל בשרות מתמשך בדומה למרבית חברות SaaS , זה פחות מתאים, העברה בנקאית מסורבלת, וכן לא מועדפת על הלקוח הזר (בד"כ בחברות גדולות לראשי צוותים יש כ"א לשימוש המחלקה, העברה בנקאית חד פעמית מצריכה אישורים שונים).

הפיתרון לבעיית הסליקה הינה התקשרות עם סולק בינלאומי היודע לסלוק לקוחות זרים. בשוק הסליקה הבינלאומי יש חברות רבות כולל ייצוג ישראלי מגוון כגון Bluesnap, Pioneer, Rapid ו -Safecharge שנמכרה לחברת Nuvei בשנת 2018.

אולם חברה אחת נוצצת מעל כולם חברת Stripe ולא לחינם לחברה יש API נוח, GATEWAY מתקדם, ואנשי טכנולוגיה אוהבים אותה בשל הגמישות, ואנשי כספים בשל ה-Payouts (העברת כספי הסליקה לבנק) שמבוצע אחת לשבוע, להבדיל מפעם או פעמיים בחודש בחברות אחרות.

מה זה בעצם Stripe Atlas?

Stripe Atlas הינו שרות של חברת STRIP, שבא לתת פיתרון לחברות המעוניינות בפיתרון סליקה בארה"ב, ואין להם פיתרון במדינת המוצא. לדוגמא STRIPE לא יכולה לסלוק חברות בישראל מכיוון שאין לה רישיון סליקה מתאים. אולם חברה ישראלית יכולה להקים חברה בת בארה"ב, כאשר כל המהות של חברת הבת הינה סליקה של לקוחות בארה"ב והעברת כספי הסליקה לחברה הישראלית, וחברה בת זאת תוכל לסלוק את הלקוחות של החברה הישראלית.

על מנת לפשט את התהליך הקימה חברת STRIPE את STRIPE ATLAS ובאמצעות שרות זה ניתן להקים בקלות יחסית חברה בארה"ב (חברת LLC או INC) במינימום מאמץ, ברגע שהחברה מוקמת ומוגשת לאישור הרשויות, מתקבל EIN ובעזרתו ניתן להתחיל לסלוק, ולקבל את כספי הסליקה לחשבון בנק.

נקודות נוספות למחשבה

לסליקה באמצעות Stripe Atlas יש צורך בחשבון בנק אמריקאי. על מנת לפתוח חשבון בנק בארה"ב בחלק גדול מהמקרים הבנק ידרוש הגעה פיזית של הבעלים (UBO), ישנן פתרונות שאינן דורשים הגעה פיזית לארה"ב, כדוגמת SBV החביב על סטארטאפים ישראלים. פתיחת חשבון הבנק תתאפשר רק לאחר הקמת החברה הזרה.
להקמת חברה זרה יש עלויות בהתאם לסוג החברה. העלויות כוללות Entity Formation, Annual Report הנהלת חשבונות ועוד, עלויות אלו מתחילות מכ-$800 ויכולות להגיע לאלפי דולרים אם משתמשים בשרות חיצוני של הנהח"ש ושכר.
מחירי העברה – Transfer pricing, בעסקאות בינלאומיות בין צדדים קשורים יש חשש של הסטת רווחים בתוך הקבוצה הרב לאומית, עסקאות אלו כפופות לעבודת חקר שוק ע"פ חוזר מס הכנסה 1/2020 מטרת העבודה להוכיח שהעסקה בוצעה בהתאם לתנאי שוק, לדוגמא אם החברה הזרה סולקת באמצעות STRIPE לקוחות בארה"ב בסכום של $1,000 אזי היא תצטרך לדוגמא להעביר (ע"פ הסכם שרותים) לחברה הישראלית $900, ו-$100 ישארו בחברה הזרה לתפעול השוטף של החברה, וכן לתשלום מס מקומי, וכל זאת תחת בחינה של תנאי שוק מקובלים.
בעת הקמת החברה בארה"ב יש להתייעץ עם רואה חשבון/עורך דין לגבי סוג החברה הזרה שתוקם, אולי בעתיד אכתוב על כך מאמר , ברשת ראיתי מאמר באנגלית המסכם היטב את ההבדלים.

שרותי הנהלת חשבונות לחברות הרשומות בארה"ב

Zohar Bar Chen — Wed, 12 Jan 2022 16:23:53 +0000

פתיחת חברה בת בארה"ב

חברות וסטארטפים ישראלים מסתכלים מערבה, לשוק האמריקאי האינסופי. הישראלים אוהבים את השוק האמריקאי מכיוון שזהו שוק שאוהב חדשנות, ומוכן לשלם עבור כל שיפור בשורת הרווח ב -EBITDA שלו.

אז הקמנו סטארטאפ ישראלי, פיתחנו מערכת SaaS, או כל IP אחר, יש לנו לקוחות ראשונים מישראל ואף מארה"ב, ומגיעים לנקודת ההחלטה האם להקים חברה בת בארה"ב או שאפשר להמשיך למכור מרחוק.

לשיקול האם להקים חברה בת יש היבטים תפעוליים, ושרותיים מלבד ההיבט הפיננסי, לדוגמא, קירבה ללקוחות, עבודה ב- Time Zone אמריקאי וגיוס עובדים מקומיים (בעיקר אנשי מכירות מקומיים).

במאמר זה אנו נעסוק מה עושים רגע אחרי שהתקבלה ההחלטה להקים חברה בת (האם CORP או LLC), כיצד נתפעל את הצד הפיננסי.

הנהלת חשבונות לחברות בארה"ב

כל חברה עם פעילות עסקית מחוייבת בדיווח לרשות המס הפדראלית (IRS), הדיווח חייב להתבסס על מערכת הנהח"ש העומדת בתקנות. יש לא מעט תוכנות מדף לטיפול בהנהח"ש, אנו ממליצים לבחור תוכנת הנהח"ש שתעבוד בתאימות עם המערכת בחברות אחרות בקבוצה, לדוגמא אם החברה הישראלית עובדת על מערכת בינלאומית (Sap, NetSuite) אז יש הגיון רב לנהל את הנהח"ש החברה בת, על אותה מערכת על מנת לקבל תמונה מלאה. במידה והחברה הישראלית עובדת על מערכת מקומית (לדוגמא חשבשבת) במקרה כזה אנו נעזור לחברה לבחור מערכת, שתתן תמונה מלאה ואינטגרטיבית עם החברה הישראלית. כן חשוב מאוד לנהל את החברה בשיטה הכפולה (double entry bookkeeping) זו שיטה שמנהלת את חשבון הבנק בצורה סגורה כך, שכל טרנזקצית מזומן שמשולמת מהבנק, כרטיס אשראי, EMI, או אפילו ארנק ביטקוין, מותאמת כך שיש הסבר לכל פעולה.

חובות דיווח

כאמור כל חברה עם פעילות עסקית חייבת בדיווח על ההכנסות והרווחים. בארה"ב בניגוד לישראל הדיווח מורכב שכן יש את מערכת המס הפדראלי, ויש את המיסוי המדינתי שהשילוב בין שתיהן נותן את המס האפקטבי של החברה. להלן ההבדלים בין סוגי המיסוי הפדראלי והמדינתי:

מיסוי פדראלי – החל מחודש ינואר 2018 הופחת המס הפידראלי ל-21%, חברות זרות הפועלות בארה"ב חייבות להגיש דוח שנתי הנקרא 1120F (ה-F מלשון Foreign) עד ל-15 במרץ בשנה העוקבת.

מיסוי State Sales Tax– בארה"ב אין מנגנון מע"מ VAT הדומה לישראל ואירופה. בארה"ב כל מדינה רשאית לקבוע את ה-Sales Tax על כל חברה בעלת פעילות עיסקית בתחומה חייבת ברישום, המנגנון הינו Nexus. מנגנון זה שונה בין מדינה למדינה והוא בודק את הזיקה של פעילות החברה למדינה. הזיקה כוללת את היקף המכירות במדינה (State), פעילות שיווקית, עלות שכר עובדים, שווי רכוש וכו'.

בטבלה לעיל ניתן לראות כי ה- Nexus זאת אומרת החובה ברישום Sales Tax במדינת קליפורניה, היא אחת מ-3
א. מחזור מכירות העולה על 536,446,USD בשנה

ב. שווי נכסים במדינה 53,644 USD

ג. עלות שכר עובדים 53,644 USD בשנה

הטבלה הינה רק דוגמא, והחוקים משתנים לעיתים קרובות כך, שיש לעקוב בצורה אקטיבית אחר השינויים על מנת לדעת האם קיימת חובת רישום של Sales Tax במדינה.

הנהח"ש לחברה אמריקאית

עד כמה שזה ישמע מוזר הנהלת החשבונות אמריקאית דומה מאוד לשיטה בישראל.
בישראל שיטת החשבואית המקובלת לחברות SMB הינה (IFRS), בעוד השיטה הנהוגה בארה"ב הינה(US-GAAP), כמובן שישנם הבדלים כגון בהכרה בהכנסה והכרה בהוצאות, אולם השיטה הבסיסית של הנהלת חשבונות כפולה, הכוללת התאמת בנק מאוד דומה. מי שיודע לקרוא דוחות כספיים ומאזן בוחן של חברה ישראלית, הוא מהר מאוד יתמצא גם בדוח או מאזן בוחן האמריקאי. החלקים המרכיבים את הנהח"ש הם:

General ledger זהו הספר הראשי הכולל בתוכו את כל פקודות היומן והכרטיסים. אם רוצים לאתר חשבונית ספציפית או תנועה כספית, זה המקום לאתר אותה.
Accounts Receivable – ספר עזר חייבים, כאן ירשמו חובות פתוחים של לקוחות, וחייבים אחרים.
Accounts Payable – ספר עזר זכאים, כאן ירשמו כל החשבוניות והחובות לספקים וזכאים.
P&L – דו"ח רווה"פ של החברה ניתן לחתוך לפי פרמטרים שונים כגון תאריכים, סוגי הוצאה ועוד.
Trail Balance – מאזן בוחן – זהו ריכוז של כל הכרטיסים ב-USD לתקופה, יכול להיות מאזן בוחן שנתי, מאזן בוחן רבעוני וחודשי.

ב-AccountX אנו מבצעים מלבד הנהח"ש, גם חשבות שכר (ע"י לשכה חיצונית-זהו ה-BEST PRACTICE לחברות קטנות ובינונויות), כאשר בתום כל חודש אנו מסיימים עם התאמות הבנקים, ובוחנים ביחד עם הרו"ח האמריקאי האם יש מדינו נוספות שעברו את הסף וחייבות ב-Sales Tax

שרותי הנהלת חשבונות במיקור חוץ

Zohar Bar Chen — Tue, 31 Aug 2021 14:57:21 +0000

שרותי הנהלת חשבונות במיקור חוץ – יתרונות וחסרונות

סטארטפים רבים מתלבטים בשאלה האם לנהל את הנהלת החשבונות (הנהח"ש) של החברה במיקור חוץ או להעסיק מנהל חשבונות פנימי שינהל את ספרים בתוך החברה. מה היתרונות והחסרונות להלן בפוסט שלפנינו.

הנהלת חשבונות חיצונית

כל חברה או בעל עסק בתחילת דרכו חייב לנהל פנקסי הנהלת חשבונות בהתאם לתקנות מס הכנסה ניהול פנקסי חשבונות כאשר בחוק יש פירוט מהם ה"פנקסים" (את הפנקסים, החליפו עם השנים תוכנות הנהלת חשבונות ואף תוכנות SaaS…) שחייבים לנהל, ומי פטור מכך.

הנהלת חשבונות חיצונית מתנהלת בדרך כלל במשרדי רואי חשבון ויועצי מס המתמחים בכך, הם מנהלים עשרות או מאות תיקי הנהלת חשבונות החל מנהגי מונית, חנויות בגדים, ועסקים קטנים.

בעל עסק מלבד החובה החוקית לניהול החשבונות, חייב הנהלת חשבונות על מנת לדעת מה קורה בעסק, לאיזה ספקים שילמו ומתי, האם יש חובות פתוחים, האם יש תנועות לא מזוהות בבנק המצריכות בירור, מה התשלום התקופתי למע"מ ועוד.

יתרונות הנהלת חשבונות במיקור חוץ

מהירות – ניתן לשכור את שרותי רואה חשבון או משרד הנהלת חשבונות תוך מספר שעות ולצאת לדרך, הנהלת חשבונות פנימית כרוכה בבניה שלוקחת זמן רב, גיוס מנהלת חשבונות, רכישת תוכנה, משרד וציוד פנוי למנהל חשבונות ועוד.
עלות – ניהול חשבונות חיצוני בד"כ יעלה פחות מהעסקת מנהל חשבונות פנימי בשכר, כאשר העלות ונפח העבודה של מנהל חשבונות חיצוני עולה, זה תמרור שהגיע העת לעבור להנהח"ש פנימית.
מקצועיות – לעיתים נצטרך ניהול חשבונות עם התמחות מיוחדת כגון הנהח"ש לחברה בת אמריקאית, במקרה כזה נעדיף לנהל חשבונות המתמחה בשוק האמריקאי על מנת שננהל את הכספים ב- Best practice, ולא נפספס אף את הדיווחים לרשויות בארה"ב. בעבר אף נתקלתי במדינות המחייבות digital identity על מנת לדווח לרשויות, כך שפיזית לא ניתן לנהל חשבונות אלא באמצעות לשכה מקומית בחו"ל

ב – AccountX יש לנו ניסיון רב בניהול חשבונות באירופה (קפריסין, בריטניה, בולגריה ועוד), ואף במדינות Offshore רבות

חסרונות הנהלת חשבונות במיקור חוץ

הנהלת חשבונות חיצונית מנוהלת בדרך כלל עם עשרות או מאות תיקים נוספים, כך שהתשומת לב הניתנת לתיק בודד נמוכה עד נמוכה מאוד, מניסיוני מנהלת חשבונות חיצונית עובדת על תיק מסויים, מעלה נקודות פתוחות, וממשיכה לתיק הבא. חלק מהנקודות מקבל מענה וחלק פשוט נגרר עד לביקורת השנתית, וזה יכול לעלות כסף רב לעסק, לדוג' חוב שלא נגבה, מע"מ תשומות שלא נדרש בגלל העדר חשבונית.
הנהלת חשבונות חיצונית מנוהלת לרוב לקראת הדיווח למע"מ ולמס הכנסה, בד"כ בסוף חודש. כך שאין רציפות בהקלדת הנתונים, ומאזן בוחן ואף הכרטסת ישקפו את הנתונים מלפני חודש. כמו שציינו לעיל אחת הסיבות לניהול חשבונות (מלבד החובה החוקית) הינה לקבל החלטות המסתמכות על נתונים פיננסים עדכניים ומדוייקים, מה שלא קיים לרוב בניהול חיצוני.
הקשר של מנהל החברה עם מנהלת החשבונות לרוב הוא שטחי וטכני. הקשר מסתכם בהעברת חומר כגון חשבוניות דפי בנק וכרטיסי אשראי, ובבירורים כספיים. בעוד שבניהול חשבונות פנימי, תפקיד מנהלת החשבונות דומיננטי יותר, יש אינטרקציה בינה לבין מנהל החברה, הבירורים הם על בסיס יומיומי והתשובות לרוב הן מיידיות, ולכן גם הנהלת החשבונות הפנימית הינה רלבנטית ומדוייקת יותר.

הנהלת חשבונות פנימית

הנהלת חשבונות פנימית הינה שלב הכרחי באבולציה של עסק בצמיחה. בשלב מסויים הפיתרון של הנהלת חשבונות חיצונית כבר לא מספק מהסיבות שפירטנו למעלה. ואז העסק צריך לגייס מנהל חשבונות בחצי משרה או במשרה מלאה, וכן לדאוג למשרד, ריהוט, מחשב ותוכנת הנהלת חשבונות.

יתרונות הנהלת חשבונות פנימית

הכרה טובה יותר של העסק, מנהל החשבונות הפנימי מתעסק בעיקר בחברה לומד אותה וחי אותה מבפנים, ולכן הנהלת החשבונות תהיה ברמה גבוהה יותר, הן מבחינת הדיוק והן מבחינת ההבנה של הנתונים. בעבר ראיתי מאזני בוחן של מנהלי חשבונות חיצוניים שהיה ברור שאינם מבינים את הפעילות של החברה, לגורמים מקצועיים מאזן הבוחן הוא כספר פתוח, מספיק 15 שניות בשביל לדעת האם זה בוצע על ידי מנהל חשבונות מקצועי עם היכרות טובה של החברה או מנהל חשבונות שלא מבין את החומר.
דיוק הנתונים -כאמור הקירבה עושה טוב (לרוב) להנהלת החשבונות, הישיבה בתוך החברה עוזרת לקבל תשובות מהירות לבירורים הכספיים, שכן מנהלת החשבונות נחשפת לכלל בעלי התפקידים בחברה וכן לתהליכי העבודה בארגון, הנתוהים מעודכנים יותר, ולכן גם רלבנטים יותר לבעל החברה, ומאפשר לקבל החלטות כל סמך המערכת הכספית ותזרים המזומנים.

חסרונות הנהלת חשבונות פנימית

כאמור הנהלת חשבונת הינה יקרה יותר, מצריכה העסקה של מנהל חשבונות המגדיל את התקורות בחברה.
במידה ובוחרים במערכת ERP יקרה כמערכת כספית אזי יש עלות משמעותית נוספת שה- ROI עליה אינו מיידי.