שרותי הנהלת חשבונות במיקור חוץ – יתרונות וחסרונות

סטארטפים רבים מתלבטים בשאלה האם לנהל את הנהלת החשבונות (הנהח"ש) של החברה במיקור חוץ או להעסיק מנהל חשבונות פנימי שינהל את ספרים בתוך החברה. מה היתרונות והחסרונות  להלן בפוסט שלפנינו.

הנהלת חשבונות חיצונית

כל חברה או בעל עסק בתחילת דרכו חייב לנהל פנקסי הנהלת חשבונות בהתאם לתקנות מס הכנסה ניהול פנקסי חשבונות כאשר בחוק יש פירוט מהם ה"פנקסים" (את הפנקסים, החליפו עם השנים תוכנות הנהלת חשבונות ואף תוכנות SaaS…) שחייבים לנהל, ומי פטור מכך.

הנהלת חשבונות חיצונית מתנהלת בדרך כלל במשרדי רואי חשבון ויועצי מס המתמחים בכך, הם מנהלים עשרות או מאות תיקי הנהלת חשבונות החל מנהגי מונית, חנויות בגדים, ועסקים קטנים.

בעל עסק מלבד החובה החוקית לניהול החשבונות, חייב הנהלת חשבונות על מנת לדעת מה קורה בעסק, לאיזה ספקים שילמו ומתי, האם יש חובות פתוחים, האם יש תנועות לא מזוהות בבנק המצריכות בירור, מה התשלום התקופתי למע"מ ועוד.

יתרונות הנהלת חשבונות במיקור חוץ

• מהירות – ניתן לשכור את שרותי רואה חשבון או משרד הנהלת חשבונות תוך מספר שעות ולצאת לדרך, הנהלת חשבונות פנימית כרוכה בבניה שלוקחת זמן רב, גיוס מנהלת חשבונות, רכישת תוכנה, משרד וציוד פנוי למנהל חשבונות ועוד.
• עלות – ניהול חשבונות חיצוני בד"כ יעלה פחות מהעסקת מנהל חשבונות פנימי בשכר, כאשר העלות ונפח העבודה של מנהל חשבונות חיצוני עולה, זה תמרור שהגיע העת לעבור להנהח"ש פנימית.
• מקצועיות – לעיתים נצטרך ניהול חשבונות עם התמחות מיוחדת כגון הנהח"ש לחברה בת אמריקאית, במקרה כזה נעדיף לנהל חשבונות המתמחה בשוק האמריקאי על מנת שננהל את הכספים ב- Best practice, ולא נפספס אף את הדיווחים לרשויות בארה"ב. בעבר אף נתקלתי במדינות המחייבות digital identity  על מנת לדווח לרשויות, כך שפיזית לא ניתן לנהל חשבונות אלא באמצעות לשכה מקומית בחו"ל

חסרונות הנהלת חשבונות במיקור חוץ

• הנהלת חשבונות חיצונית מנוהלת בדרך כלל עם עשרות או מאות תיקים נוספים, כך שהתשומת לב הניתנת לתיק בודד נמוכה עד נמוכה מאוד, מניסיוני מנהלת חשבונות חיצונית עובדת על תיק מסויים, מעלה נקודות פתוחות, וממשיכה לתיק הבא. חלק מהנקודות מקבל מענה וחלק פשוט נגרר עד לביקורת השנתית, וזה יכול לעלות כסף רב לעסק, לדוג' חוב שלא נגבה, מע"מ תשומות שלא נדרש בגלל העדר חשבונית.
• הנהלת חשבונות חיצונית מנוהלת לרוב לקראת הדיווח למע"מ ולמס הכנסה, בד"כ בסוף חודש. כך שאין רציפות בהקלדת הנתונים, ומאזן בוחן ואף הכרטסת ישקפו את הנתונים מלפני חודש. כמו שציינו לעיל אחת הסיבות לניהול חשבונות (מלבד החובה החוקית) הינה לקבל החלטות המסתמכות על נתונים פיננסים עדכניים ומדוייקים, מה שלא קיים לרוב בניהול חיצוני.
• הקשר של מנהל החברה עם מנהלת החשבונות לרוב הוא שטחי וטכני. הקשר מסתכם בהעברת חומר כגון חשבוניות דפי בנק וכרטיסי אשראי, ובבירורים כספיים. בעוד שבניהול חשבונות פנימי, תפקיד מנהלת החשבונות דומיננטי יותר, יש אינטרקציה בינה לבין מנהל החברה, הבירורים הם על בסיס יומיומי והתשובות לרוב הן מיידיות, ולכן גם הנהלת החשבונות הפנימית הינה רלבנטית ומדוייקת יותר.

הנהלת חשבונות פנימית

הנהלת חשבונות פנימית הינה שלב הכרחי באבולציה של עסק בצמיחה. בשלב מסויים הפיתרון של הנהלת חשבונות חיצונית כבר לא מספק מהסיבות שפירטנו למעלה. ואז העסק צריך לגייס מנהל חשבונות בחצי משרה או במשרה מלאה, וכן לדאוג למשרד, ריהוט, מחשב ותוכנת הנהלת חשבונות.

יתרונות הנהלת חשבונות פנימית

• הכרה טובה יותר של העסק, מנהל החשבונות הפנימי מתעסק בעיקר בחברה לומד אותה וחי אותה מבפנים, ולכן הנהלת החשבונות תהיה ברמה גבוהה יותר, הן מבחינת הדיוק והן מבחינת ההבנה של הנתונים. בעבר ראיתי מאזני בוחן של מנהלי חשבונות חיצוניים שהיה ברור שאינם מבינים את הפעילות של החברה, לגורמים מקצועיים מאזן הבוחן הוא כספר פתוח, מספיק 15 שניות בשביל לדעת האם זה בוצע על ידי מנהל חשבונות מקצועי עם היכרות טובה של החברה או מנהל חשבונות שלא מבין את החומר.
• דיוק הנתונים -כאמור הקירבה עושה טוב (לרוב) להנהלת החשבונות, הישיבה בתוך החברה עוזרת לקבל תשובות מהירות לבירורים הכספיים, שכן מנהלת החשבונות נחשפת לכלל בעלי התפקידים בחברה וכן לתהליכי העבודה בארגון, הנתוהים מעודכנים יותר, ולכן גם רלבנטים יותר לבעל החברה, ומאפשר לקבל החלטות כל סמך המערכת הכספית ותזרים המזומנים.

חסרונות הנהלת חשבונות פנימית

• כאמור הנהלת חשבונת הינה יקרה יותר, מצריכה העסקה של מנהל חשבונות המגדיל את התקורות בחברה.
• במידה ובוחרים במערכת ERP יקרה כמערכת כספית אזי יש עלות משמעותית נוספת שה- ROI עליה אינו מיידי.