הנהלת חשבונות

הנהלת חשבונות (הנהח"ש) הינו רישום פעולות היסטוריות של העסק, לצורך ניהול סדור ושקוף של העסק מול הבעלים, ההנהלה, רשויות המס, ובנקים.

הנהלת החשבונות התפתחה אלפי שנים לפני הספירה, החל מבבל העתיקה, דרך יוון, האימפריה הרומית ועד ימינו. בעבר הרישום כלל עסקאות ברטר בצאן וחיטים, על מנת לשלם את המס למושל, וכיום הרישום משמש למגוון רחב של סיבות, החל מרצון הבעלים להבין את מצב העסק והיכן ניתן לשפר ולחסוך, דרך רשויות המס המעוניינות למדוד נכון את הרווחים לשם חישוב המס, ועד לבנקים ומוסדות נותני אשראי הרוצים לדעת ולחשב מה הסיכון במתן האשראי לעסק.

הנהלת חשבונות חד צידית

הנהלת חשבונות חד צידית (Single-entry system), היא תיעוד רישום ההכנסות וההוצאות של העסק ברמה הכי פשוטה שלו. זאת מערכת ממוחשבת/ידנית הרושמת כל הוצאה והכנסה בשורה נפרדת. זה כמו מחברת שורות שבכל שורה רשמנו את סוג ההוצאה או ההכנסה את הסכום והמטבע, כאשר בסוף תקופה אנחנו נפיק דוח הכנסות והוצאות שהינו הריכוז של ההכנסות וההוצאות. הנהח"ש זאת הינה הפשוטה ביותר והיא מתאימה לעוסקים פטורים, ולעסקים קטנים.

בהנהח"ש חד צידית יש מידע על ההכנסות וההוצאות, אולם לא ניתן לקבל מידע פיננסי רב הקיים בהנהח"ש כפולה כגון מה המצב הבנקים ומה יתרות הספקים והלקוחות.

הנהלת חשבונות כפולה

הנהלת חשבונות כפולה (Double-entry system), היא תיעוד רישום פיננסי מקיף של העסק, הכולל לא רק הכנסות והוצאות, אלא גם בנקים, נכסים, התחייבויות והון עצמי. שיטת רישום זאת כרוכה בעבודה רבה יותר מהנהח"ש צידית, אולם היא נותנת תמונה מקיפה וטובה יותר של מצב העסק. למעשה הנהלת חשבונות כפולה הינה מעגל סגור של הפעילות הפיננסית של העסק, כך שניתן לעלות על שגיאות וטעויות, ולקבל גם מאזן בוחן מפורט בסוף תקופה

יתרונות וחסרונות הנהח"ש כפולה לעומת צידית

• הנהח"ש כפולה נותנת מידע מלא לגבי בנקים ספקים ולקוחות, כך שניתן לבדוק לדוגמא את התנועות הלא מותאמות של הבנק, ולקבל תמונה מלאה לגבי תקבולים שטרם התקבלו, צ'קים שנתנו ולא נפרעו, תנועות שגויות ועוד.
• דוח תזרים מזומנים שהוא אחד הדוחות החשובים בעסק, יתן לנו תמונה טובה יותר בהנח"ש כפולה, שכן הוא מתעד את כל תנועות הבנק, לעומת צידית שאינה מתעדת תנועות בנק.
• הנהח"ש כפולה כרוכה בעבודה רבה יותר, שכן היא כוללת רישום כפול של כל תנועה.