הנהלת חשבונות ארה”ב – חובה לדעת

הנהלת חשבונות  – כללי

עבור מייסדי סטארט-אפים, שלב הקמת חברה בת או חברה אם בארה”ב הינו שלב מתקדם ולעיתים הכרחי בצמיחת החברה.

זהו שלב מרגש בו אנחנו כבר יכולים להעסיק עובדים בארה”ב ולפנות ללקוחות עם מספר וכתובת אמריקאית. אולם בעוד הנהלת החשבונות בארץ בדרך כלל מטופלת במשרד מקצועי, בארה”ב לעיתים קרובות הנושא נזנח, ופגשתי הרבה פאונדרים שלא יודעים ומודעים לחשיבות הנהלת החשבונות לחברה האמריקאית. 

הנהלת חשבונות היא היבט מכריע בניהול כספים והבטחת תפעול חלק של העסק. הבנת היסודות של הנהלת חשבונות חיונית לשמירה על רישומים פיננסיים מדויקים, עמידה בדרישות החוק וקבלת החלטות עסקיות מושכלות. במאמר זה, נסקור היבטים של הנהלת חשבונות שכל מייסד סטארט-אפ חייב להיות מודע אליהם. בהתמקדות בשוק האמריקאי.

חשיבות הנהלת החשבונות בחברה אמריקאית

1. הנהלת חשבונות בארה”ב אינה מנדטורית וניתן לנהלה אף בתוכנת אקסל (בשונה לישראל בה יש הוראות ניהול ספרים מפורטות כיצד יש לבצע הנהלת חשבונות ואלו “ספרי חשבונות” יש לשמור) עם זאת חברה הפועלת בשוק האמריקאי חייבת להגיש דוחות שנתיים (Annual Return) וללא ניהול חשבונות מסודר אין סיכוי שתבצע זאת בצורה מדוייקת.
2. חברה או סטארטאפ שהגיע לשלב המכירות, הם מחויבים לדווח על הכנסות ותשלום מס מכירה – Sales Tax באופן חודשי או רבעוני (תלוי במדינה ובסכום המכירות). בניו יורק לדוגמא יש מספר תעריפים שונים של מס מכירה המשתנים לפי המיקוד (Zip Code) כך שללא הנהלת חשבונות מסודרת התומכת בצורה מלאה ב-SALES TAX  החברה יכולה לטעות בחישוב, ואם יש משהו שאנחנו בטוח יודעים , זה שלא כדאי להתעסק עם הרשויות בארה”ב.
3. גם חברות עם נפח פעילות קטן חייבות להציג מאזן בוחן בסוף שנה (Trail Balance), ולא מעט חברות דוחות את הנושא לסוף שנה, אנו נתקלים בחברות וסטארטאפים המבקשים מאיתנו להכין להם מאזן בוחן בבהילות, כאשר הם בפיגור בהגשה ולא תמיד זוכרים ושומרים את התיעוד לפעולות השונות שביצעו, ככה שבסופו של דבר אנו מכינים להם דוחות “הנהח”ש” במהירות הבזק כך שהם לא חסכו  מאומה.
4. הנהלת חשבונות משמשת כבסיס לניהול פיננסי עבור סטארטאפים. זה כרוך ברישום וארגון עסקאות פיננסיות, מעקב אחר הכנסות והוצאות ומעקב אחר חשבון הבנק (הנהלת חשבונות כפולה). הנהלת חשבונות מדויקת מאפשרת למייסדים לנתח את הביצועים הפיננסיים של העסק שלהם, לזהות בעיות פוטנציאליות ולקבל החלטות על סמך נתונים פיננסים, ולא על בסיס תחושות בטן (Gut filling)
5. מעבר לחובות החוקיות – כדי לנהל ביעילות הנהלת חשבונות, מייסדי סטארט-אפ צריכים להכיר את עקרונות היסוד. אלה כוללים ניהול חשבונות עסקיים ואישיים נפרדים, סיווג מדויק של הוצאות והכנסות, מעקב אחר תזרים מזומנים והתאמת בנק באופן קבוע. הטמעת מערכת הנהלת חשבונות מתאימה ושימוש במשרד מקצועי המתמחה בארה”ב, יכול לייעל תהליכים אלו ולספק תובנות בזמן אמת על מצבה הפיננסי של החברה.
6. משרדנו מתמחה בעבודה עם סטארטאפים וחברות טכנולוגיה, והמלצתנו החד משמעית הינה לנהל את החברה האמריקאית באותו מערכת בה מנוהל החברה הישראלית, זה מאפשר לשלוט בנתונים ולקבל ראיה מאוחדת של הקבוצה. כן מאפשר עבודה מול גורם אחד האחראי על כל הדיווחים בחברה, ולא מול מספר גורמים.
7. הנהלת חשבונות בארה”ב הינה דינמית שכן יש לעקוב אחרי המכירות לפי מדינות ולוודא שאין לנו חשיפת Sales Tax באחת מהמדינות (States)