תפקיד מנהל הכספים בתקופות משבר

בשנים האחרונות הכלכלה הישראלית חוותה טלטלות רבות שהציבו אתגרים לעסקים ולאזרחים. משבר הקורונה, שהתפרץ בסוף 2019, צמצם פעילות עסקית, שיבש שרשראות אספקה, והוביל להתערבות ממשלתית נרחבת בכלכלה. טרם ההתאוששות מהשלכות הקורונה, נקלעה ישראל למשבר פוליטי עמוק סביב הרפורמה המשפטית, שעוררה חוסר ודאות בשווקים והחריפה מתחים חברתיים. ואז, ב- 7 באוקטובר 2023, פרצה מלחמה קשה, ששינתה את סדר היום הלאומי והכלכלי. בשנים אלו שימשתי כסמנכ”ל כספים בחברת נירלט הממוקמת בקיבוץ ניר עוז, ונחשפתי לחשיבות תפקידו של מנהל הכספים בתקופות מורכבות ובעת משבר.

כשמתחיל שינוי – צריך לשים לב

במקרים רבים שינויים אינם נופלים בהפתעה ויש סימנים מקדימים – לפעמים מדובר בסימנים הולכים ומתחזקים לאורך זמן, לפעמים בסימנים חזקים המופיעים בסמוך לאירוע ולפעמים האירוע מתפרץ ללא התראה.

במקרים שבהם יש סימנים אסור להתעלם מהם. כאשר יש אינדיקציות מוקדמות לכך שמשהו קורה או עלול לקרות חשוב לזהות זאת בזמן ולהגיב בהתאם. כאן נכנס תפקידו של מנהל הכספים בחברה: עליו לעקוב אחר מידע ונתונים, להרים דגלים, להוביל תוכניות ולהיות עם היד על הדופק במיוחד בזמנים אלה.

בניית תחזיות שונות (Scenario Planning) וכלים לקבלת החלטות

אחד הדברים שלמדתי הוא שתקציב שנתי קבוע אינו מספיק בעת משבר. החברה חייבת לעבוד עם תחזיות גמישות שמתעדכנות לפי השינויים. ולא מדובר רק באקסלים – אלא בשיח מעמיק ורציני בתוך ההנהלה מה עשוי להשתנות, אילו תרחישים אפשריים, וכיצד מגיבים לכל אחד מהם, והדבר דורש שילוב של מספר מרכיבים:

• היכרות עמוקה עם הפעילות העסקית והפיננסית של החברה.
• שיתוף פעולה בין האגפים השונים (תפעול, מכירות, שיווק, משאבי אנוש וכספים).
• מידע שוטף וזמין, תחזיות עדכניות ויכולות אנליטיות המאפשרות לנתח במהירות את הנתונים והתחזיות המשתנים.

תזרים מזומנים ומערכות יחסים

בתקופות לא יציבות, אחד התחומים בהם אני מתמקד הוא תזרים המזומנים. לא מדובר רק במעקב, אלא בניהול פעיל – כמה כסף נכנס, ממי, אילו פעולות ננקטות לעידוד תשלומי לקוחות (כגון הנחות על תשלום במזומן), זהירות מול לקוחות מסוכנים, דחיית תשלומים במידת הצורך, ונטילת אשראי (גם אם כרגע לא נראה שהוא נדרש), תגובות מהירות לבעיות וכד’. לעיתים נדרש אף שיחות מאתגרות עם לקוחות, ספקים או בנקים, אבל כשעושים זאת בצורה רגישה ונכונה – זה עובד וחוסך בעיות רבות בהמשך.

מערכת יחסים טובה עם הבנקים, הלקוחות והספקים היא לא “nice to have” – אלא תנאי מהותי לעבודה השוטפת וביחוד לתקופות משבר. לכן חשוב לקיים תקשורת שוטפת עם הגורמים הרלוונטיים – כדי שאם תתעורר בעיה, יהיה עם מי לדבר.

צמצום עלויות באופן מחושב

בעת לחץ כלכלי, קל מאוד ללחוץ על כפתור “קיצוץ רוחבי”. אך הניסיון מראה שזה כמעט תמיד לא נכון – אסור שתקופה מורכבת תגרום לפגיעה ארוכת טווח בחברה ואסור שהקיצוץ יפגע בתחומים שמביאים ערך (אלא אם מדובר במבוי סתום). למשל חברות רבות מבצעות מיידית קיצוצי עובדים, ובכך מאבדות עובדים טובים ומקטינות את הנאמנות של העובדים שנותרו.

לכן, אני מעדיף להתחיל בהבנה: איפה באמת נכון ואפשר להתייעל? האם יש תהליכים מיותרים? כפילויות? בנוסף, אם לחברה יש יכולת כלכלית אני שואל את עצמי האם יש הזדמנויות במשבר האם כדאי לבצע השקעות חדשות (כולל בטכנולוגיות) שיאפשרו להתמודד טוב יותר עם המצב או ישפרו את הגמישות והיעילות או יפחיתו עלויות ואולי אף יפתחו אפיקי הכנסה חדשים לטווח ארוך? במקרים רבים זו הדרך הנכונה לחסוך היכן שנדרש ובמקביל להשקיע בעתיד החברה.

להסתכל קדימה, ולא רק על ההווה

מנהל טוב חייב להקדיש חלק ניכר מזמנו ל”חשוב” ולא רק ל”דחוף”. קל מאד להישאב לניהול היומיומי של בעיות, ולפעמים בתקופות משבר אין ברירה אלא לעשות זאת. אך לצד זאת, ישנה חשיבות רבה גם להסתכלות קדימה. מה יקרה כשה”גל העכור” יעבור? האם החברה תהיה חזקה יותר? האם היא נערכת לצרכים העתידיים? האם ייווצרו הזדמנויות בעקבות המשבר? שאלות אלו חייבות להישאל.

סיכום

מנהל כספים כיום אינו עוסק רק בכספים – אלא מהווה שותף מלא ומוביל בתהליך קבלת ההחלטות העסקיות, בתקופות רגילות אך ביתר שאת בתקופות משבר. תפקידו אינו רק “לשדר ביטחון”, אלא לוודא שהחברה פועלת על “קרקע יציבה” ככל הניתן.

ניתוח סיכונים והיערכות מראש הם כלים הכרחיים, שמסייעים לחברה לעבור את המשבר בצורה טובה – ואף עשויים להפוך את המשבר להזדמנות.

לדעתי, כל חברה חייבת להיערך לכך. גם חברות קטנות יכולות להגיע לתוצאות דומות לאלו של חברות גדולות – באמצעות קבלת שירותי ניהול כספים חיצוני הזמינים כיום.

אוטומציה בספירת מלאי: תשתית לניהול מדויק

עבור הנהלה השואפת לשפר שליטה תפעולית, להגביר את אמינות הנתונים ולצמצם עלויות – אוטומציה של תהליך ספירת המלאי אינה שדרוג, אלא צעד הכרחי. תהליך הספירה הידני, שעדיין נפוץ בחלק מהחברות, גוזל זמן, מועד לטעויות, ומקשה על תכנון אפקטיבי של רכש, ייצור ואספקה. יישום מושכל של פתרונות אוטומציה מאפשר ניהול מלאי בזמן אמת, תוך הפחתת התלות בעבודה ידנית ובבקרות חוזרות.

נקודות תורפה בתהליכים ידניים

מנהלים רבים מזהים את בעיות המלאי רק כאשר הכשל כבר בא לידי ביטוי בפועל – באספקה לקויה, בירידה ברווחיות או בפגיעה בשביעות רצון הלקוחות. במקרים אלה, תיקון המצב מורכב ולעיתים מתעכב, בשל זמני רכש, זמינות ספקים או אילוצי ייצור. להלן דוגמאות לכשלים נפוצים:

• פערים בין נתוני המערכת לבין המציאות בפועל: תהליך ספירת מלאי ידני כרוך בהטיות, שגיאות והזנת מידע לא מדויק.
• עלות מלאי סמויה: נתוני מלאי שגויים מובילים לרכש מיותר, להוצאות אחסון גבוהות, להשמדת פריטים בשל פגות תוקף, ולעלויות מימון מיותרות.
• עלות עבודה סמויה: שעות עבודה המושקעות בספירת מלאי או בטיפול בחריגות אינן מדווחות כפעילות נפרדת, ולכן אינן נמדדות או מנוהלות בפועל. עם הזמן, מצטברת עלות משמעותית שמוסתרת בתוך תקורות כלליות – אך משפיעה בפועל על יעילות המחסן ועל רווחיות החברה.
• חוסר שקיפות ניהולי: היעדר מידע עדכני מקשה על זיהוי חוסרים, עודפים, או שינויים בדפוסי הביקוש – ומוביל להחלטות עסקיות פחות טובות.
• שיבוש שרשרת האספקה: מלאי לא מדויק עלול להוביל לחוסרים בלתי צפויים, לפגיעה בזמינות מוצרים ולשיבושים באספקה ללקוח. מצב זה יוצר מתחים בין אגפים – לדוגמה, אגף המכירות עשוי להאשים את התפעול בפגיעה במכירות ובשביעות רצון הלקוחות – ובכך נפגעת גם שיתוף הפעולה הפנים-ארגוני וגם היכולת להגיב במהירות לדרישות השוק.

יתרונות האוטומציה וכדאיות ההשקעה

לפני קבלת החלטה על השקעה באוטומציה, על ההנהלה לבחון את העלות הכוללת ואת הסיכונים הכרוכים ביישום – תוך השוואה לתועלות הצפויות. להלן יתרונות מרכזיים ביישום אוטומציה בתהליך ספירת מלאי:

• קיצור משמעותי בזמני הספירה והפחתת התלות בכוח אדם לא מיומן.
• שיפור רמת הדיוק והפחתת הצורך בבקרות חוזרות.
• ניטור בזמן אמת – מאפשר בקרה תפעולית שוטפת, תכנון רכש מדויק, ותגובה מהירה לחריגות.
• קבלת החלטות מושכלת – הנתונים משמשים בסיס לתכנון מבוסס תחזיות, למהלכי שיווק ממוקדים (כגון קידום פריטים איטיים) ולתכנון ייצור מותאם.
• שיפור השירות ללקוח באמצעות זמינות הפריטים והפחתת תקלות באספקה.

טכנולוגיות נפוצות לאוטומציה

האוטומציה יכולה להתבצע במספר רמות, בהתאם להיקף הפעילות ומערכות המידע הקיימות:

• מערכות ERP / WMS: מהוות את התשתית המרכזית לניהול מלאי. המערכות מאפשרות מעקב אחר תנועות, ספירה מתגלגלת, התראות חריגה ודוחות ניתוח. ספירה מתגלגלת מבוצעת במהלך הפעילות הרגילה, בזמן עומס נמוך, ומייתרת צורך בהשבתת המחסן בעת הספירה.
• שימוש בסריקת ברקוד ומסופונים ניידים: פתרון זמין ומדויק. העובד מאתר את מיקום הפריטים, סורק את כולם באמצעות מסופון – ללא שימוש בניירת. המידע מוזן ישירות למערכת, באופן מהיר ומבוקר (אם יש פערים משמעותיים המערכת מתריעה למנהל הספירה באופן מיידי כל שניתן לעשות בקרה חוזרת).
• RFID (זיהוי בתדר רדיו): מאפשר זיהוי פריטים ללא קו ראייה ישיר ובאופן אלחוטי. מתאים במיוחד למחסנים עמוסים, לארגונים עם מחזור מלאי מהיר, ולמצבים שבהם נדרש ניטור רציף. חוסך זמן משמעותי ועלויות עבודה לעומת סריקת ברקוד.
• Voice Picking (ספירה קולית): העובד מקבל הנחיות קוליות באוזניות, מדווח על הביצוע בקולו, וממשיך לפעולה הבאה – ללא צורך בעצירה או עיון במסך. הפחתת השהיות והידיים הפנויות לתפעול (אין ניירת) – תורמות ליעילות גבוהה במיוחד.
• שילוב כלי AI /BI / חיישנים: חברות גדולות עם מערכות מתקדמות יכולות לשלב כלי AI /BI / חיישנים לזיהוי משקל או נפח, וניתוח מגמות בזמן אמת.

שיקולים ניהוליים לפני יישום

בעת בחינת יישום אוטומציה, מומלץ להתייחס לנקודות הבאות:

• בחינת כדאיות ההשקעה: כולל ציוד, תוכנה, הדרכה ותחזוקה בהשוואה לחיסכון בתקלות, עודפי מלאי וזמן עבודה.
• אינטגרציה נדרשת עם מערכות קיימות: היכולת לשלב את פתרון האוטומציה עם מערכות קיימות רלוונטיות (ERP /WMS) היא קריטית להצלחת המהלך.
• הכשרת עובדים וניהול השינוי: השקיפות, ההסבר לעובדים על היתרונות, והובלה אקטיבית של המנהלים – קריטיים לצמצום התנגדויות ולהצלחת ההטמעה.
• קביעת מדדי הצלחה (KPIs): יש להגדיר מראש מדדים כגון: ירידה בהפרשי ספירה, קיצור זמן הספירה, שיפור זמינות פריטים, וצמצום טעויות זיהוי על מנת לבחון ולכוונן את תהליך השינוי.

סיכום

אוטומציה של ספירת מלאי איננה צעד טכני בלבד – אלא מהלך שמחזק את עמוד השדרה התפעולי של החברה. הוא משפיע על כל שלבי הפעילות: מהרכש והאחסון, דרך הייצור ועד לשירות הלקוחות. בראייה ניהולית, מדובר בהשקעה שמביאה תועלת מדידה – גם בטווח הקצר וגם בהיערכות לצמיחה עתידית.

יישום הדרגתי ומבוקר של האוטומציה, המבוסס על הצרכים הספציפיים של הארגון, יספק תשתית מהימנה לניהול מלאי מדויק, יעיל ורווחי.

חדשנות זה לא רק להייטק

הזווית התעשייתית של חדשנות תפעולית

כשמדברים על חדשנות, רוב האנשים חושבים על אפליקציות, ענן ובינה מלאכותית. אבל המציאות מורכבת יותר. בעשור האחרון, גם מפעלים מסורתיים נכנסו לעולם הזה – לא כדי “להיות חדשניים”, אלא כדי לשפר ביצועים, להתייעל ולהתמודד עם תחרות קשה בשוק המקומי והגלובלי.

דוגמה מהשטח: מאפייה שהשתנתה מהיסוד

בכתבה שפורסמה בעיתון האוסטרלי The Australian, תוארה מאפייה בקווינסלנד שהחלה עם שמונה עובדים בלבד. היום מדובר במפעל גדול, הנשען ברובו על מערכות אוטונומיות ובינה מלאכותית. המוצר נשאר עוגות, אבל אופן הייצור, השליטה והתחזוקה עברו מהפכה. זו דוגמה מובהקת לכך שגם מפעלים מסורתיים יכולים לבצע קפיצה משמעותית באמצעות חדשנות תפעולית.

מהי חדשנות תפעולית?

חדשנות תפעולית עוסקת בשיפור שיטות העבודה הקיימות: תכנון, ייצור, בקרה, תחזוקה ואפילו שירות לקוחות.
הדגש הוא על ה”איך עושים” דהיינו שינוי של תהליכים – מתוך מטרה להפוך את הארגון ליעיל יותר, מדויק יותר ומותאם יותר לשינויים בסביבה העסקית.

במה מתמקדת חדשנות תפעולית?

• ייעול תהליכים קיימים – צמצום שלבים מיותרים, קיצור זמני ייצור ואספקה.
• זיהוי כשלים תפעוליים – איתור צווארי בקבוק, הפחתת בזבוז חומרי גלם ואנרגיה.
• שיפור איכות – הגעה לרמות גבוהות יותר של דיוק ועמידה בתקנים, תוך צמצום תקלות ותיקונים.
• הגברת יכולת התגובה – מתן מענה מהיר יותר לשינויים בביקוש או בדרישות הלקוח.
• שיפור התיאום בין גורמים בארגון – יצירת שקיפות בין מחלקות, קיצור תהליכי קבלת החלטות והזרמת מידע אמין ומהיר.

כלים ושיטות מרכזיים

• אוטומציה ורובוטיקה – הכנסת מערכות שיכולות לבצע פעולות טכניות החוזרות על עצמן בצורה מדויקת ואמינה.
• מערכות מידע מתקדמות – שילוב חיישנים ומערכות בקרה בזמן אמת המאפשרות ניתוח נתונים מיידי.
• בינה מלאכותית ולמידת מכונה – ניתוח מגמות בייצור, תחזית תקלות, תחזוקה מונעת, ותכנון מותאם לביקושים משתנים.
• שיטות ניהול רזה (Lean) – הפחתת בזבוז, ייעול זרימות העבודה ויצירת רצף ייצור חלק.

יתרונות עסקיים

• צמיחה ותחרותיות: חדשנות תפעולית מייצרת יתרונות משמעותיים המשפיעים באופן ישיר על הצמיחה והתחרותיות של הארגון, באמצעות:

• שיפור איכות המוצרים.
• זמן תגובה מהיר.
• צמצום תקלות אצל הלקוחות.
• גמישות תפעולית ויכולת תגובה לשינויים בשוק ולצרכי הלקוחות.
• שיפור התרבות והמצוינות הארגונית.

• רווחיות: חדשנות תפעולית מגדילה את רווחיות הארגון באופן מהותי באמצעות:
  • תפוקה גבוהה יותר.
  • חסכון בכוח אדם ובמשאבים.
  • הקטנת מלאים.
  • זרימת יעילה של העבודה.

אתגרים אפשריים ביישום:

• השקעות ראשוניות – לעיתים נדרש תקציב משמעותי, אך אפשר להתחיל בשלבים או בפיילוט ממוקד.
• שינוי ארגוני – שינוי הרגלי עבודה ומבני סמכות אינו תמיד פשוט ודורש ליווי פנימי וחיצוני.
• מורכבות טכנולוגית – הטמעה של מערכות חדשות דורשת מיומנות ולפעמים גם סבלנות.
• מערכות מידע מיושנות – יש ארגונים שמתקשים לשלב טכנולוגיות חדשות בשל תשתיות לא מתאימות.

לא רק לארגונים גדולים

חשוב להדגיש: יישום חדשנות תפעולית אינו תלוי בגודל הארגון. גם מפעלים קטנים יכולים לשפר תהליכים באמצעות פתרונות פשוטים יחסית: לדוגמה, מעבר לניהול ממוחשב של מלאי, שינוי סדר העבודה במפעל או יישום שיטת 5S לארגון סביבת העבודה.

הגישה המומלצת היא לבחון נקודתית תחום שדורש שיפור, לגבש פתרון מתאים, לבדוק אותו, ורק לאחר הצלחה להרחיב את היישום לתחומים נוספים.

ARR – מדוע זהו המדד הכי חשוב בעולם ה‑SaaS?

בין אם אתם בתחילת דרככם כסטארטאפ בעולמות ה – SaaS והתוכנה ובין אם אתם כבר בשלבים מתקדמים של גיוס, אין ספק ששמעתם את המונח ARR – Annual Recurring Revenue.
אבל מה בדיוק עומד מאחורי המונח הזה? למה הוא כל כך מרכזי? ואיך מחשבים אותו נכון?
במאמר הזה נעמיק במשמעות של ARR, בחשיבותו האסטרטגית, ובמה מבדיל אותו מהכנסה חשבונאית רגילה.

מה זה ARR?

ARR הוא סך ההכנסות החוזרות שהחברה מצפה לייצר מלקוחות קיימים לאורך שנה שלמה.
שימו לב – אנחנו לא מדברים על כל הכנסה, אלא רק על הכנסה חוזרת מנויים – Recurring Revenue.
למשל:

• לקוח שמשלם לכם 100 דולר לחודש – ייחשב כ-1,200 דולר ARR.

• לקוח שנרשם מראש לשנה תמורת 2,400 דולר – כולו ייחשב ARR (אבל רק אם מדובר על שירות מתמשך, לא עסקה חד פעמית).

מה לא נחשב ARR?

• שירותים חד פעמיים (כמו אינטגרציה או הדרכה)

• רכישת תוכנה ברישיון חד פעמי

• מכירת חומרה נלווית

לכן, ARR מתמקד בליבה של המודל העסקי של SaaS: ההכנסה הקבועה, הצפויה, והמתחדשת לאורך זמן.

למה ARR כל כך חשוב?

ARR הוא לא רק מדד מספרי – הוא מהווה ברומטר לבריאות העסק.
להלן כמה סיבות מדוע משקיעים, מנהלים ודירקטוריונים נותנים לו משקל כה גדול:

1. תחזית צמיחה יציבה

חברות SaaS חיות על תחזית קדימה – ARR מספק תמונה ברורה של ההכנסות החוזרות העתידיות, בלי השפעות זמניות של עסקאות חד פעמיות.

2. הערכת שווי החברה

ARR הוא בסיס מרכזי להערכת שווי סטארטאפים. לרוב מדברים על מכפילים – כלומר, חברה עם ARR של מיליון דולר ושיעור צמיחה גבוה עשויה להיות שווה גם 8–12 מיליון דולר ויותר, תלוי במכפיל השוק.

3. ניתוח מגמות

שינוי ב‑ARR לאורך זמן (שנקרא Net ARR Growth) מעיד האם החברה יודעת לשמר לקוחות, להגדיל אותם (Expansion) או מאבדת אותם (Churn).

4. תכנון תפעולי

ARR מאפשר לצוות הכספים ומנהלי החברה להבין כמה “דלק” יש להם – מהי הכנסה חוזרת שתאפשר להשקיע בגיוס, שיווק, פיתוח או פתיחת שווקים חדשים.

איך מחשבים ARR?

החישוב הפשוט ביותר:

ARR = MRR (הכנסה חודשית חוזרת) × 12

אבל בעסקים מורכבים יותר (למשל עם חבילות שנתיות, שדרוגים ולקוחות שעוזבים) נשתמש בנוסחא מפורטת יותר:

ARR = ARR קודם + ARR מלקוחות חדשים + ARR מהרחבות (Expansion) – ARR שאבד בגלל לקוחות שעזבו או צמצמו

דוגמה:

נניח שבינואר יש לנו:

• ARR קודם: $1,000,000

• נוספו לקוחות חדשים בשווי $100,000

• לקוחות קיימים הגדילו חבילות (Upsell) ב‑$50,000

• לקוחות נטשו או צמצמו חבילה ב‑$30,000

אז ARR בסוף ינואר =
$1,000,000 + $100,000 + $50,000 – $30,000 = $1,120,000

במודלים מתקדמים יותר, מחשבים גם ARR נטו לכל לקוח, כולל שדרוגים, חידושים ונטישות.

ההבדל בין ARR להכנסה חשבונאית (GAAP Revenue)

פה נופלים לא מעט יזמים צעירים: ARR לא מדווח בדוחות הכספיים לפי כללי חשבונאות מקובלים (GAAP). 
ה-ARR הינו מדד ניהולי פנימי שעושים בו שימוש פנים החברה ואף כלפי משקיעים, אך מדד זה הינו פנימי בלבד ויש קושי השוואתי, שכן כל חברה יכולה לחשב אותו אחרת אין תקן ARR המסדיר את ההשוואתיות.

נקח דוגמא קיצונית, לקוח חתם על הסכם חודשי של $100 לשימוש בתוכנה, ברגע החתימה ה-ARR של החברה גדל ב-$1200 ($100*12)
מבחינה חשבונאית, אני יפיק לו חשבונית כל חודש בנפרד, כך שיתכן שאחרי חודש הלקוח ינטוש, וכל ההכנסות ממנו יהיו $100, בעוד שה-ARR גדל ב -$1200 (לאחר הננטישה ה-ARR יתעדכן מטה)

ריכוז הבדל בין ARR להכנסה חשבונאית?

מתי יש פער מסוכן בין ARR להכנסה בפועל?

• כשיש הרבה לקוחות שמשלמים מראש ואז נוטשים.

• כשיש לקוחות שלא משלמים בפועל (אך נשארים רשומים כמנויים).

• כשמנפחים ARR דרך הנחות או מבצעים עם חידוש אוטומטי שלא מתממש בפועל.

במקרים כאלו, חשוב “לנקות” את ARR ולוודא שהוא משקף ערך ריאלי, לא פוטנציאלי בלבד.
לכן, חברות מנוסות מוסיפות שקיפות – כמו Churn Rate, Net Revenue Retention, ו-ARR Expansion כדי להציג תמונה מלאה.

לסיכום – ARR הוא לא רק מספר

ARR הוא מצפן:

• הוא עוזר להבין את חוזק הבסיס הכלכלי של החברה.

• הוא מאפשר לנהל את הצוותים קדימה.

• והוא מספר למשקיעים סיפור ברור על יציבות וצמיחה.

אבל – צריך לדעת לנהל אותו בזהירות: להבין מה הוא כולל, איך הוא מחושב, ואיך הוא משתלב עם יתר המדדים.

המשפט הידוע בתחום:

“Revenue is vanity, ARR is sanity, cash is reality.”

אם תדעו לנהל נכון את שלושת אלה – אתם בדרך הנכונה לבנות חברת SaaS בריאה, צפויה – ומושכת השקעות 

ניהול כספים בחברה תעשיתית – אתגרים בחישוב עלות מלאי התוצרת הגמורה 

הערכת עלות מלאי התוצרת הגמורה בחברה תעשייתית מציבה אתגרים משמעותיים. אתגרים אלו נובעים הן ממורכבות הנושא והן מהשפעתו המהותית על הניהול העסקי השוטף. מאמר זה יסקור את מורכבות הנושא, את האתגרים הכרוכים בו ואת ההשפעות המהותיות של ניהול כספים מקצועי על התהליך עסקי זה.

עלות תוצרת גמורה בחברה תעשייתית

עלות התוצרת הגמורה נקבעת בשני שלבים עיקריים:

שלב א’ – עלות חומרי הגלם: עלויות אלו כוללות:

• עלויות רכישה ישירות: מבוססות על חשבונית הספק.
• עלויות נלוות:
  • עלות הרכש: שכר עובדי רכש, נסיעות לספקים לצורך רכישה ספציפית וכדומה.
  • עלויות הובלה: הובלה בינלאומית (אווירית/ימית), ביטוח מטען, היטלים, עלויות נמל ומכס, ועלויות הובלה פנים-ארציות.
  • עלויות אחסנה: אחסנה חיצונית/פנימית ועלויות קליטת המלאי במרלו”ג (מרכז לוגיסטי).

חלק מהעלויות הנלוות נרשמות באופן ספציפי (לדוגמה, מכס), ואחרות מועמסות (כגון הוצאות הובלה במכולה המכילה חומרים שונים) באמצעות חלוקה יחסית של ההוצאה על כל החומרים שנרכשו, לפי קריטריון מוגדר (למשל, שווי, משקל או נפח).

שלב ב’ – עלות ייצור:

עלויות אלו כוללות:

• עלויות ישירות של חומרי גלם: נקבעות על בסיס “עץ המוצר” של הפריט ועלות חומר הגלם (שלב א’). “עץ המוצר” הוא רשימה מפורטת והיררכית של הרכיבים וחומרי הגלם הדרושים לייצור מוצר מוגמר, כולל הכמויות הנדרשות מכל חומר גלם לייצור יחידה אחת.
• עלויות ישירות בייצור (Direct Costs):
  • עלויות עבודה ישירה: מבוססות על מספר שעות העבודה הנדרשות לייצור המוצר בכל אחד משלבי הייצור ועל העלות לשעה.
  • עלויות ישירות אחרות: שאינן חלק מ”עץ המוצר”, כגון עמלות ייצור (Royalties) בגין שימוש בטכנולוגיה, עלויות ניקוי והכנת קווי ייצור, ועלות אריזה ראשונית (Primary Packaging) לשמירת סחורות במחסן.
• עלויות עקיפות / תקורה בייצור (Manufacturing Overhead):
  • עלות עבודה עקיפה: בקרת איכות, ניהול ותכנון הייצור, תחזוקת המפעל, הובלה פנימית (מלגזנים ועובדים עקיפים ברצפת הייצור וכדומה).
  • עלויות חומרים נלווים (Indirect Materials): חומרי ניקוי וסיכה, כפפות, ניילון נצמד למשטחים וכדומה.
  • עלויות המפעל: שכירות, רישוי, ארנונה ומים, ביטוח, חשמל, תיקונים וכדומה.
  • פחת המפעל, המכונות והציוד.

העלויות העקיפות מועמסות על המוצרים באמצעות חלוקת ההוצאה על כל המוצרים שיוצרו, לפי קריטריונים שונים המתאימים לכל הוצאה.

אתגרים בקביעת עלות המלאי

קביעת עלות המלאי כרוכה במספר אתגרים מרכזיים:

• ריבוי רכיבי עלות: תוצרת גמורה כוללת עלויות חומרי גלם, עבודה ישירה ועלויות עקיפות. הקצאת העלויות למוצרים השונים מחייבת קביעת מפתחות חלוקה שונים לכל הוצאה (למשל: שעות עבודה, שעות מכונה, משקל חומרי גלם, שיעור פחת חומרים וכדומה). מפתחות אלו צריכים לשקף נאמנה את צריכת המשאבים בפועל בייצור כל מוצר.
• מדידות ושקילות: חישוב העלויות מבוסס על ביצוע מדידות ושקילות מדויקות בתהליך הייצור (מה נכנס ומה יצא). תהליך זה הינו מורכב, ולעיתים קרובות הוא מסתמך על משקלים וכלי מדידה שאינם חלק אינטגרלי מהמכונות והציוד בייצור ולכן דורשים כיול תקופתי. טעויות במדידה ובשקילה עלולות לגרום לחישובים שגויים ולנזקים כלכליים.
• הבחנה בין עלויות משתנות לקבועות: קביעת שווי המלאי מושפעת מאופן הטיפול בעלויות הקבועות (שאינן תלויות בהיקף הייצור) ובעלויות המשתנות (משתנות בהתאם להיקף הייצור). מצב זה מחייב שיקול דעת מעמיק לגבי אופן העמסת העלויות. לדוגמה, האם העמסת עלויות קבועות תבוצע חודשית (מדויק יותר, אך מושפע מתנודות בייצור חודשי, כמו בחגים או בתקופות מלחמה בהן הכמויות המיוצרות קטנות משמעותית מהממוצע), או שמא ייקבע שיעור העמסה שנתי קבוע? לקביעת השיטה יכולה להיות השפעה מהותית על הנתונים.
• התחשבות בפחת ופסולת: בתהליך הייצור מתרחשים בדרך כלל פחת, בלאי ופסולת. עלויות אלו יש לייחס למוצרים התקינים במסגרת חישוב העלות הכוללת. האתגר הוא בזיהוי שיעורי הפחת והפסולת הספציפיים למוצרים השונים, שכן קיימים הבדלים משמעותיים בין מוצרים, וחשוב לזהות זאת ולהעמיס באופן נכון.

חשיבות ניהול כספים מקצועי על הניהול העסקי

הכרת העלויות בחברה תעשייתית ותמחור נכון של הפריטים הינם קריטיים לניהול עסקי מוצלח. לניהול כספים איכותי בתחום זה השפעות רחבות:

• השפעה על יכולת התחרות של החברה: עלות המוצרים היא חלק בלתי נפרד מתהליך תמחור מחירי המכירה. חוסר הכרה בעלויות המדויקות עלול להוביל להחלטות עסקיות שגויות הפוגעות ביכולת התחרות.
• השפעה על רווחיות החברה: עלויות מדויקות של המוצרים מאפשרות לחברה לנהל באופן נכון את מכירותיה. הבנה זו מסייעת בקבלת החלטות אילו מוצרים כדאי יותר “לדחוף” לשוק, אילו מוצרים כדאי לפתח וכדומה.
• השפעה על כדאיות פיתוח מוצרים ובחינת חלופות חומרי גלם: חברה תעשייתית יכולה במקרים רבים לבצע מחקר ופיתוח (מו”פ) ולהחליף חומרי גלם. לשם כך, חיוני שהחברה תכיר את הנתונים בזמן אמת ותוכל להגיב אליהם באופן מושכל.
• גמישות ויכולת התגובה של החברה: מורכבות התמחור מקשה על הבנת השפעת שינויים חיצוניים על החברה. לדוגמה, קשה להעריך את השפעת עליית מחיר של חומר גלם ספציפי על מוצרי החברה מהסיבות הבאות:
  • חוסר ידיעה לגבי מרכיב חומר הגלם הספציפי בעלות כל מוצר.
  • חוסר ידיעה לגבי השפעת חומרי גלם אחרים – ייתכן שמחירי חומרי גלם אחרים יאזנו את עליית המחיר של חומר גלם ספציפי.
  • חוסר ידיעה לגבי השפעת עלויות אחרות (עבודה, עלויות עקיפות וכדומה).

המשמעות היא שבמקרים רבים, בהיעדר ניהול מדויק וצמוד של העלויות, החברה אינה יכולה להעריך שינויים שוטפים המתרחשים במהלך פעילותה, ומגלה אותם רק בדיעבד.

הנהלת חשבונות מותאמת לחברות SaaS

חברות SaaS (תוכנה כשירות) פועלות במודל עסקי ייחודי המבוסס על מנויים חודשיים או שנתיים, דבר המצריך מערכת חשבונאית שונה מזו של חברות מסורתיות. הנהלת חשבונות לחברות SaaS נועדה לתת מענה הן לדרישות החוק בישראל והן לתקני הדיווח הבינלאומיים (כגון IFRS 15 ו-ASC 606), ומחייבת התמחות מיוחדת בהתמודדות עם הכנסות חוזרות, דחיית הכנסות, ותמחור משתנה.

לדוגמא חברת SaaS  בתחום הסייבר מכרה רישיון שנתי לחברה אמריקאית בסכום של 20,000 דולר לשנה. ההסכם נחתם בחודש נובמבר לתקופה נובמבר – אורטובר בשנה העוקבת (12 חודשים). עולה השאלה כיתד יש להתייחס להכנסה זאת. האם זאת הכנסה שוטפת כיצד יש להכיר בה מבחינה חשבונאית ואף מבחינה ניהולית, האם הסכם זה מצטרף לחישוב ה -ARR של החברה ואם כן באיזה סכום. האם בהכנסה יש מרכיבים נוספים כגון שירות ואחראיות וכו’. אלו שאלות שבעבר חברות מסורתיות פחות התעסקו איתן, ובחשבונאות SAAS יש להם חשיבות קריטית.

אתגרים חשבונאיים בחברות SaaS

1. הכרה בהכנסה:

   • על פי IFRS 15 והמקבילה האמריקאית ASC 606, יש להכיר בהכנסות לאורך תקופת השירות – ולא במועד התשלום. כך שתשלום של חוזה שרות שנתי שנחתם בדומה לדוגמא למעלה יפרס 1/12 לכל חודש שרות

   • לדוגמה: אם לקוח משלם לשנה מראש, יש להכיר בהכנסה מדי חודש, בהתאם לתקופת השירות שסופקה בפועל, ואם הוא משלם כל רבעון התוצאה החשבונאית תהיה זהה 

2. מדדים פיננסיים ייחודיים:

   • חברות SaaS נמדדות לפי MRR (הכנסה חודשית חוזרת), ARR, CAC (עלות גיוס לקוח), LTV (שווי חיי לקוח) ועוד.

   • המערכת החשבונאית חייבת לאפשר מדידה מדויקת של מדדים אלו לצורך דיווח למשקיעים, דירקטוריון וגיוס הון.

בדוגמא לעיל בדוחות הניהולים של החברה ברגע שנחתם ההסכם אנו נוסיף את מלוא ההסכם לחישוב ה -ARR (ו – 1/12 ל MRR של החברה) כך שמלוא ההסכם בסך של 20 אלף דולר יתווסף לחישוב כבר בחודש נובמבר.

1. שינויים במנויים והחזרות:

   • לקוחות יכולים לשדרג, להוריד או לבטל מנוי – וצריך לעקוב אחרי שינויים אלו גם מבחינת דיווח פיננסי וגם מבחינת מס.

2. תאימות לתקנות בישראל:

   • החוק הישראלי דורש תיעוד חשבונאי תקף (חשבוניות מס, קבלות, דיווחים למע”מ ומס הכנסה).

   • כל מערכת הנה”ח לחברת SaaS צריכה לתמוך בדיווחים מקוונים (כגון מערכת שע”מ, דיווח למוסד לביטוח לאומי וכדומה).

פתרונות מומלצים להנהלת חשבונות מותאמת SaaS

1. מערכות ERP בענן – כמו NetSuite, Priority או Zoho Books – מאפשרות מעקב אחר מנויים, תזרים מזומנים, ודיווח לפי תקן.

2. שירותי הנה”ח ייעודיים – שימוש במשרד הנהלת חשבונות המתמחה בחברות SaaS, שמכיר את דרישות החוק והמשקיעים.

3. שילוב BI ודוחות דינמיים – הצגת KPIs ומעקב בזמן אמת אחרי תזרים, רווחיות לקוח, churn וכו’.

שילוב בין חוק ישראלי לתקן בינלאומי

חברות טכנולוגיה הפועלות מישראל אך מוכרות לשווקים בינלאומיים נדרשות לשלב:

• דיווח מקומי לפי פקודת מס הכנסה, תקנות מע”מ, וחוקי ניירות ערך.

• דיווח גלובלי לפי IFRS או US GAAP – תלוי בסוג המשקיעים או מיקום חברת האם.

המערכת החשבונאית חייבת להיות בנויה כך שתיתן מענה כפול – גם לרגולציה המקומית וגם לצרכים הבינלאומיים.

לסיכום

הנהלת חשבונות מותאמת SaaS היא קריטית להצלחתן של חברות תוכנה. שילוב נכון בין כלים טכנולוגיים, ידע רגולטורי וניסיון בהכרת ההכנסות וההוצאות במודל מנוי – הוא שמאפשר לחברה לצמוח, לגייס, ולעבור ביקורת בצורה חלקה.

בחירה במשרד חשבונאות שמכיר את עולמות ה-SaaS, החוק בישראל והתקינה הבינלאומית – היא לא מותרות, אלא הכרח.

השוואה בין גיוס CFO וירטואלי בחלקיות משרה לבין CFO פנימי

גיוס מנהל כספים (CFO) הוא שלב משמעותי בהתפתחות של כל סטארטאפ או חברה טכנולוגית. השאלה האם לגייס CFO פנימי במשרה מלאה או לבחור בפתרון של CFO וירטואלי (Virtual CFO) בחלקיות משרה, היא שאלה אסטרטגית המשפיעה הן על התזרים והן על התנהלות החברה. הנה השוואה מקיפה בין שתי האופציות:

1. עלות

• CFO פנימי: עלות שכר גבוהה (30,000–70,000 ש”ח לחודש ויותר), כולל עלויות נלוות כמו אופציות, בונוסים, תנאים סוציאליים, רכב ועוד. מתאים בעיקר לחברות גדולות SMB וחברות עם פעילות פניססית משמעותית

• CFO וירטואלי: עלות מותאמת לצרכים – תשלום לפי שעות או תמחור חודשי קבוע נמוך משמעותית. מאפשר ניהול מקצועי גם לחברות שטרם הגיעו ליכולת תקציבית גבוהה. אופציה זאת מתאימה בעיקר לחברות קטנות בינוניות המגיעות לשלב שבו ההתעסקות של מנהלי החברה בנתונים פיננסים ודוחות, הינו בשלב המחייב רואה חשבון מקצועי בחלקיות משרה.

2. זמינות וגמישות

• פנימי: זמינות מלאה, נוכחות שוטפת בארגון, שליטה גבוהה בפרטים היומיומיים.

• וירטואלי: זמינות לפי צורך, גמישות בהיקף העבודה והתאמה לתקופות של גיוס או ביקורת. מתאים במיוחד לחברות בתחילת הדרך או בשלבי צמיחה.

3. ניסיון וחשיפה

• פנימי: בדרך כלל מתמקד בעבודה עם חברה אחת – עומק, אך פחות רוחב. 

• וירטואלי: מגיע עם ניסיון ממגוון חברות, כולל סטארטאפים בשלבים שונים. מביא ידע עדכני, פתרונות מגוונים, ולעיתים גם קשרים למשקיעים ויועצים חיצוניים.

מניסיון רב שנים בעולמות ניהול כספים, לניסיון יש חשיבות קריטית להצלחה בתפקיד. ישנם חברות שבהם הצורך הינו בעיקר דוחות למשקיעים והכנה לביקורת, כאשר משרה זאת יכולה להתאים גם לרואה חשבון עפ 3-5 שנות ניסיון.

אולם בחברות בוגרות יותר או חברות טכנולוגיה שבהן יש סוגיות מס מורכבות יותר כגון פעילות בינלאומית כולל סוגיות מיסוי בארה”ב ובאירופה, יש חשיבות לראיה רחבה וניסיון רב שנים, מה שרואה חשבון צעיר לא יכול לספק. וזה יתרון משמעותי כאשר מגיע CFO למספר שעות חודשיות לחברה ותורם מניסיונו.

4. קצב תגובה

• פנימי: מהיר מאוד, מתאים למצבי חירום, יכולת תגובה מיידית.

• וירטואלי: לרוב מהיר, אך תלוי בהיקף ההתקשרות ובאופי ההסכם. 

אתן דוגמא מניסיוני שתמחיש את ההבדל – כרואה חשבון פנימי בחברה אתה כל היום יושב על מערכות החברה, מטפל בסוגיות שצצות ומגיב בצורה מיידית. כיום כCFO חיצוני מהירות התגובה הינה מהירה, אולם בעיות הסובלות דיחוי לעיתים נידחות שכן CFO חיצוני מספק מספר שעות ידועות מראש בחברה.

5. תחומי אחריות

• פנימי: שותף אסטרטגי להנהלה, אחראי על תכנון פיננסי, ניהול כספים, תמחור, משכורות, תקציבים, קשרי בנקים ומשקיעים. כאשר זה תלוי בניסיון של הרואה חשבון. רואה חשבון מתחיל יתרון מעט בסוגיות אסטרטגיות כאשר CFO חיצוני מנוסה יתרום יותר

• וירטואלי: שותף אסטרטגי, בעל ניסיון רב, תרומה משמעותית להנהלה.

6. חיבור לארגון

• פנימי: נוכח תרבותית, חלק מה-DNA של החברה, מעורב בקבלת החלטות רוחביות.

• וירטואלי: פחות מחובר לארגון ברמה התרבותית, אך מביא זווית חיצונית שלא תלויה בפוליטיקה ארגונית.

מתי כדאי לבחור CFO וירטואלי?

• החברה בשלב Early Stage לאחר גיוס Seed או Round A

• תקציב מוגבל אך יש צורך בידע אסטרטגי פיננסי

• אין צורך יומיומי בשירותי CFO

• נדרש ליווי בתקופה קצרה (גיוס הון, מכירה, ביקורת)

מתי נכון לגייס CFO פנימי?

• החברה מגלגלת הכנסות משמעותיות

• נדרשת מעורבות פיננסית יומיומית

• יש צוות כספים שדורש ניהול והובלה

• החברה נכנסת לתהליך הנפקה או רכישה

לסיכום, הבחירה בין CFO וירטואלי לפנימי תלויה במאפייני החברה, שלב ההתפתחות שלה והמשאבים העומדים לרשותה. פעמים רבות הבחירה הנכונה היא להתחיל עם CFO וירטואלי – ולבצע מעבר ל-CFO פנימי בשלבים מתקדמים יותר.

 אופציות לנותן שרותים

כשאנחנו חושבים על עסקה של מתן שירותים – לדוגמה, עורך דין שנותן ייעוץ משפטי – רובנו מדמיינים תשלום רגיל בכסף. אבל בעולם העסקי, לא תמיד משלמים רק בכסף. לפעמים הלקוח נותן בתמורה גם אופציות – כלומר, הזכות לקנות מניות של החברה במחיר מסוים בעתיד. החוק מתייחס באופן שונה בין מענק אופציות לעובד ומתן אופציות לנותן שרותים כגון יועץ עורך דין או Advisory Board, בעוד המדינה רוצה לעודד נאמנות ויציבות שלעובד בחברה, ולכן ניתנו הקלות בחישוב המס (מסלול הוני של 25%) לעומת הענקה לנותן שרותים שהחוק מתייחס כאל עסקה עסקית רגילה.

החלטת מיסוי 2/11 של רשות המסים בישראל עוסקת בדיוק במקרה כזה: מה הדין מבחינת מע”מ כשנותנים שירות ומקבלים בתמורה גם אופציות, ולא רק כסף.

המקרה שנבחן

ניקח מקרה אמיתי שהובא בפני רשות המסים:

• עורך דין מעניק שירותים משפטיים לחברה.

• הוא מקבל תשלום כספי רגיל – או לפי שעות עבודה או ריטיינר חודשי.

• בנוסף, החברה נותנת לו אופציות לרכישת מניות שלה. חשוב לציין שהחברה היא פרטית (לא נסחרת בבורסה).

עורך הדין רצה לוודא שהוא מדווח נכון לרשויות המע”מ: האם הוא צריך לשלם מע”מ רק על הכסף שקיבל? או גם על שווי האופציות שקיבל?

אז מה רשות המסים קבעה?

בהחלטת המיסוי נאמר בפירוש:

אם נותנים שירות ומקבלים בתמורה גם כסף וגם אופציות – חייבים לחשב מע”מ על שניהם.

כלומר:

• שווי העסקה לצורכי מע”מ כולל גם את הערך של האופציות בזמן שהן התקבלו.

• זה לא משנה אם בעתיד האופציות יהיו שוות יותר או פחות – מה שקובע הוא השווי במועד קבלתן.

• לא צריך (ולא מותר) להוציא חשבונית זיכוי אם האופציות ירדו בערכן, ולא צריך להוסיף חשבונית אם הן עלו.

דוגמה פשוטה:

נניח שעו”ד נתן שירות לחברה סטארט-אפ, ובתמורה קיבל:

• 10,000 ₪ במזומן

• ו-100 אופציות למניות של החברה, שכל אחת מהן שווה באותו זמן 50 ₪. כלומר, סך שווי האופציות הוא 5,000 ₪.

אז מבחינת מע”מ:

1. מחיר העסקה הוא 10,000 + 5,000 = 15,000 ₪

2. העו”ד צריך לחשב ולשלם מע”מ על כל הסכום הזה – גם על הכסף שקיבל בפועל וגם על האופציות (לפי שווי שוק במועד קבלתן). אז כיצד בפועל עושים זאת? אני מייעץ בדרך כלל להפריד את התקבול לשתי חשבוניות נפרדות:

   1. חשבונית בגין המזומן על סך של 10,000 +18% מע”מ סה”כ 11,800 ש”ח
   2. חשבונית נפרדת בגין תקבול האופציות בסך של 5000 + 18% מע”מ סה”כ 5,900 ש”ח כאשר החברה ששכרה את השרותים תשלם את המע”מ בלבד בסך של 900 ש”ח (וכמובן היא מזדכה על המע”מ הזה), כאשר ה-5,000 משולמות בשווי כסף -100 אופציות של החברה. יש לשים לב כי החשבונית נשארת פתוחה בהנהלת חשבונות שכן אים תנועה נגדית בבנק שסוגרת אותה, יש צורך לסגור חשבונית זאת כנגד רישום של נכס שהתקבל – אופציות או מניות.

למה זה חשוב?

המשמעות של ההחלטה הזו חשובה מאוד בעיקר לעסקים שנותנים שירותים לסטארטאפים:

• סטארטאפים לפעמים מציעים אופציות במקום תשלום גבוה, בגלל מחסור במזומנים.

• נותן השירות עלול לחשוב שאין בעיה – הוא לא קיבל כסף, אז אין לו על מה לשלם מע”מ.

• אבל לפי החלטת רשות המסים – גם אם קיבלת משהו לא בכסף, אתה צריך לשלם עליו מע”מ, לפי שוויו, ולפי הדוגמא למעלה, יש צורך להעביר את המע”מ לרשות המיסים בדוח מע”מ התקופתי.

שאלות נפוצות

מה אם בעתיד האופציות יתבררו כחסרות ערך?
לא משנה. מה שחשוב הוא מה היה השווי שלהן כשקיבלת אותן. גם אם בעוד שנה הן יהיו שוות אפס – זה לא משפיע על חישוב המע”מ.

ואם שווי האופציות יעלה מאוד?
גם אז, אתה לא צריך לשלם מע”מ נוסף. אתה משלם לפי השווי במועד קבלת האופציות, לא לפי מה שיקרה בעתיד.

מה אם אין דרך לדעת בדיוק כמה האופציות שוות?
במקרים כאלה צריך לעשות הערכת שווי (valuation) מקצועית כדי להוכיח לרשויות מהו הערך ביום קבלתן.

לסיכום

אם אתה עצמאי או נותן שירותים לחברות, במיוחד סטארטאפים, חשוב לדעת:
גם אם לא קיבלת את כל שכרך בכסף – אלא גם באופציות, מוצרים, או כל תמורה אחרת – מבחינת מע”מ אתה עדיין חייב לחשב את השווי הכולל ולשלם בהתאם.

רוצה לוודא שאתה מדווח נכון? התייעץ עם רואה חשבון או יועץ מס שמתמחה בתחום. טעויות בדיווח עלולות לעלות ביוקר.